W dobie prywatyzacji i restrukturyzacji

Jak zwiększyć wartość przedsiębiorstwa elektroenergetycznego?

Wprowadzona przez nowe prawo energetyczne możliwość konkurowania ze sobą przedsiębiorstw energetycznych stała się już faktem. Spółka GZE dostarcza energię elektryczną dla ponad 1 mln klientów indywidualnych. "Działamy w szybszym tempie. Kiedyś wystarczało przygotowanie miesięcznych raportów, dzisiaj ważne jest rozliczanie się każdego dnia" - mówi Bibianna Machajska, koordynator Informatyzacji Zarządzania w Górnośląskim Zakładzie Elektroenergetycznym (GZE) S.A.

Chęć osiągnięcia zysku staje się najważniejszym bodźcem do podnoszenia poziomu obsługi klienta i obniżania kosztów własnych. GZE dąży obecnie do wprowadzenia jednego, centralnego systemu obsługi klientów. "Osoby korzystające z naszych usług nie muszą być przywiązane do rejonowego biura obsługi. W niedalekiej przyszłości klienci powinni móc załatwić wszystkie sprawy przez telefon czy Internet" - mówi Bibianna Machajska. W GZE stan ten powinien zostać osiągnięty najpóźniej w roku 2003.

Informatyka wspomaga zarządzanie

System SAP R/3 jest, według renomowanych międzynarodowych instytutów badania rynków, najczęściej stosowanym systemem zarządzania. Obecnie na całym świecie działa ponad 20.000 jego instalacji, w tym przeszło 1000 instalacji SAP Utilities - specjalistycznego rozwiązania dla branży energetycznej. Wśród użytkowników tego systemu są największe koncerny energetyczne, m.in.: RWE Energie AG, EWE AG, STAWAG, VEW Energie AG, Pacific Gas & Electric, Electricite de France, Electricidad de Portugal oraz szwedzki Vattenfall, który w grudniu zakupił akcje GZE S.A.

W Polsce, w ciągu sześciu lat działalności firmy SAP Polska, na wprowadzenie systemu R/3 zdecydowało się prawie 140 firm. Pierwszym klientem z branży energetycznej był GZE S.A.

Od pomysłu do realizacji

W październiku 1997 r. Górnośląski Zakład Elektroenergetyczny S.A. ogłosił przetarg na wybór dostawcy systemu do zarządzania przedsiębiorstwem elektroenergetycznym o strukturze grupy kapitałowej. Wzięły w nim udział cztery firmy oferujące takie rozwiązania. Spośród złożonych ofert wybrano system R/3 firmy SAP.

W holdingu GZE implementacja przebiegała etapowo. W 1998 roku w GZE S.A. oraz w spółce Obrót i dwóch Rejonach Energetycznych wdrożono moduły umożliwiające prowadzenie rachunkowości i ewidencji środków trwałych, a także zarządzanie środkami pieniężnymi oraz controlling. Po starcie produktywnym, w styczniu 1999 r., zaimplementowano te moduły w pozostałych Rejonach Średnich i Wysokich Napięć, a także rozwinięto funkcjonalność systemu wykorzystywaną w GZE S.A.

Kolejny etap wdrożenia, zainicjowany w lutym 1999 r. i zakończony startem produktywnym w 2000 r., obejmował uruchomienie modułów Rachunkowości budżetowej, Zarządzania inwestycjami, Zarządzania kadrami, Konsolidacji, Systemu informowania kierownictwa. Następnie rozwinięto funkcjonalność modułów Controllingu i Zarządzania środkami pieniężnymi.

Podsumowując prace wdrożeniowe Mariola Penno-Szypowska, kierownik projektu ze strony GZE, stwierdziła: "Oczywiście implementacja nie przebiegała bezproblemowo, jednak ostatecznie osiągnęliśmy spory sukces, biorąc pod uwagę skalę przedsięwzięcia i jego innowacyjność. Teraz widzę, że użytkownicy R/3 docenili jego duże możliwości. Poprawił się także komfort pracy i szybkość wykonywania zleceń." Podkreśliła również, że "pogodzenie codziennych obowiązków z zadaniami realizowanymi w ramach projektu R/3 wymagało dużej elastyczności i wielkiego wysiłku członków zespołu."

Czas na zyski

Koncepcja oprogramowania systemu firmy SAP polega na integracji wszystkich operacji gospodarczych w jednym systemie planowania, sterowania i kontroli przedsiębiorstwa. Jest to dobre rozwiązanie dla nowoczesnego biznesu, gdyż preferuje podejście procesowe. Wśród standardowych aplikacji systemu znajdują się m.in.: Rachunkowość, Controlling, Gospodarka materiałowa, Gospodarka remontowa, Zarządzanie kadrami, System projektowy. Uzupełniają je systemy informacyjne, a także system automatycznego przepływu pracy (Workflow). Zaletą systemu R/3 jest możliwość etapowego wdrażania poszczególnych modułów lub ich funkcjonalności - zarówno w pojedynczych przedsiębiorstwach, jak i spółkach holdingu.

Obecnie w grupie kapitałowej GZE jest 13 Rejonów Energetycznych, spółki: Obrót i Dystrybucja oraz jeden Rejon Wysokich Napięć - całość rozrzucona na powierzchni 3321 km kw. Przed wdrożeniem SAP R/3 każda spółka posiadała kilka niezależnych systemów informatycznych wspomagających zarządzanie. Komplikowało to wszelkie operacje - zarówno pomiędzy systemami, jak i innymi spółkami. Niełatwo było dotrzeć do potrzebnych informacji, zabierało to wiele czasu oraz pracy.

Według oceny kierownictwa GZE S.A., system SAP R/3 w pełni zintegrował zarządzanie przedsiębiorstwem. Dzięki niemu osoba podejmująca decyzję może w kilka minut otrzymać niezbędne dane. Przy korzystaniu z poprzednich, oddzielonych od siebie systemów, trwało to nawet kilka dni. Tak więc znacznie przyspieszono proces wspomagania decyzji, dzięki czemu firma może działać bardziej wydajnie.

Wielką zaletą systemu R/3 jest jego elastyczność - łatwo można go przystosowywać do szybko zmieniającej się sytuacji gospodarczej, ekonomicznej i prawnej. Zmian można dokonywać w trakcie normalnej eksploatacji systemu. Pracownicy GZE podkreślają, że jest on łatwy w obsłudze i posiada przyjazny dla użytkownika interfejs graficzny.

Zmiany, zmiany...

Wejście w życie ustawy o prawie energetycznym, powołanie Urzędu Regulacji Energetyki, opracowanie i wdrożenie przepisów wykonawczych do ustawy, przeniesienie kompetencji ministra finansów w zakresie ustalania cen energii elektrycznej na Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki, rozpoczęcie koncesjonowania działalności oraz zatwierdzania taryf przedsiębiorstw energetycznych, a także postępująca prywatyzacja w sektorze stanowią kluczowe wyznaczniki decydujące o kształcie rynku energii elektrycznej w Polsce.

Prywatyzacja tego sektora w Polsce ma na celu nie tylko uzyskanie dopływu środków finansowych, których dziś tak brakuje na dalszy rozwój. Oznacza dla spółek dystrybucyjnych przede wszystkim możliwość dalszego rozwoju - w zakresie tworzenia nowoczesnej organizacji.

W grudniu 2000 r. szwedzki koncern Vattenfall zakupił 25% akcji GZE. Była to pierwsza transakcja zawarta przez rząd polski w ramach programu prywatyzacji sektora dystrybucji energii.

Zgodnie z założeniami GZE - nowoczesnego przedsiębiorstwa z branży energetycznej - potrzebna jest reorganizacja firmy, zgodna z polityką jakości GZE: dostarczanie produktu najwyższej jakości oraz nowoczesna obsługa klienta. Obecne zmiany mają na celu dostosowanie organizacji do potrzeb rynku - większe ukierunkowanie na zapewnienie pełnej obsługi klienta w jednym punkcie kontaktowym.

Zarząd GZE nie ukrywa, że jednym z czynników wpływających na wysoką ocenę GZE przez inwestora był również fakt użytkowania systemu SAP R/3.

Obsługa kluczowych procesów

"System zarządzania w naszym zakładzie oparty jest na aplikacji R/3 firmy SAP. Dla nas bardzo ważne jest, aby mógł on nadążać za zmianami, by można było na bieżąco śledzić efektywność sprzedaży i konkurencyjność firmy. GZE stale zmienia się pod względem organizacyjnym i procesowym, dlatego nasz system musi być elastyczny i łatwy do modyfikacji. Myślimy o budowie hurtowni danych, jednakże najpierw chcemy opracować mapę procesów" - mówi Bibianna Machajska.

Specjaliści z GZE wiedzą, że utworzenie w pełni konkurencyjnego rynku nie będzie możliwe bez adekwatnego rozwoju infrastruktury pomiarowej i rozliczeniowej, teletransmisyjnej, umożliwiającej aktywny i efektywny udział dużej grupie podmiotów w różnych segmentach rynku, np. poprzez "wewnętrzną" sieć elektroenergetyki pozwalającą na składanie ofert, transmisję danych oraz dokonywanie rozliczeń.

Oznacza to konieczność rozbudowania obecnego środowiska o nowe elementy - aplikacje uwzględniające specyfikę sektora oraz zapewniające sprawną wymianę danych z otoczeniem gospodarczym: klientami i partnerami handlowymi.

Takie aplikacje są już stosowane przez klientów SAP na świecie.

Firma SAP pragnie zapewnić klientom bezpieczeństwo rozwoju biznesu, dlatego ciągle pracuje nad rozwojem i udoskonalaniem swojego produktu, inwestując w to część zysków.

Najnowsza propozycja SAP - mySAP.com - obejmuje grupę aplikacji klasy e-biznes.

Podstawę stanowią moduły systemu R/3 oraz narzędzia mySAP CRM (Customer Relationship Management), zapewniające wszechstronną obsługę relacji z klientem: od obsługi połączeń telefonicznych, wymiany informacji pocztą elektroniczną, po dostęp z jednego ekranu do wszelkich informacji o kliencie.

Taki sposób pracy jest możliwy dzięki wykorzystaniu hurtowni danych SAP BW (Business Information Warehouse), która zapewnia dostęp do wszystkich informacji zgromadzonych w użytkowanych przez przedsiębiorstwo plikach/systemach.

Integralną częścią propozycji SAP dla przedsiębiorstw z branży energetycznej jest mySAP Utilities - aplikacja działająca w środowisku Internetu, zapewniająca obsługę wszelkich zagadnień związanych z dystrybucją energii, siecią energetyczną oraz zastosowanie funkcji billingowych.

Połączenie możliwości narzędzi mySAP CRM i mySAP Utilities daje przedsiębiorstwu nowoczesną platformę do prowadzenia profesjonalnej obsługi procesów gospodarczych.

Wdrożony i użytkowany obecnie system R/3 stanowi ważny element zaplecza, tzw. back-office: każdy kontakt z klientem wprowadzony w Centrum Obsługi Klienta, bez względu na to, czy dotyczy rozliczeń finansowych czy np. otwarcia zlecenia na wykonanie prac technicznych, jest automatycznie odzwierciedlany w głównym systemie zarządzania i umożliwia działanie odpowiednich służb przedsiębiorstwa.

Dodatkową wartością oferty SAP dla klienta jest odpowiednia metodyka wdrażania nowych rozwiązań. Zakłada ona opiekę powdrożeniową, wprowadzanie usprawnień i dostosowywanie systemu do zmieniającego się otoczenia. Punktem odniesienia są tu często wartości miar efektywności "najlepszych w branży" (benchmarking). Metodyka ta obejmuje również proces budowy nowego rozwiązania
e-biznesowego na bazie posiadanego systemu klasy ERP, z wykorzystaniem wspomnianych wyżej aplikacji.

Punkt wyjścia stanowią wówczas dwa zasadnicze elementy:

• strategia firmy, przygotowana przez jej Zarząd,

• mapa procesów biznesowych, opracowana przez SAP z uwzględnieniem specyfiki branżowej.

Warto też dodać, że wszystkie wymienione powyżej aplikacje SAP działają w jednolitym środowisku technicznym, zapewniając bezpieczeństwo użytkowania, łatwość administrowania, a w efekcie - zmniejszenie tzw. kosztów posiadania rozwiązania oraz gwarantując zwiększenie elastyczności i łatwość dostosowania do zmieniających się potrzeb. Wszystko to ma wpływ na strategiczną wartość systemu dla przedsiębiorstwa.

Dorota Więckowska
SAP Polska

• Informacje o firmie SAP Polska