Infrastruktura – Środowisko – Energia
Dodatek promocyjno-reklamowy do „RZECZPOSPOLITEJ”.
20 grudnia 2006 r.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską
Nie stracimy przyznanych Polsce funduszy
Wypełnimy wszystkie wymogi
Rozmowa z Barbarą Kondrat, podsekretarzem stanu ds. europejskich w Ministerstwie Transportu
Jaka jest naprawdę sytuacja Polski, jeśli chodzi o wykorzystanie funduszy unijnych na inwestycje transportowe? Czy grozi nam utrata środków?
Sytuacja jest dobra, choć nie jest łatwa. Nadrobiliśmy zaległości i nie ma obecnie zagrożenia zwrotu środków unijnych do Komisji Europejskiej. Do dziś zrefundowaliśmy beneficjentom poniesione koszty na inwestycje: z Sektorowego Programu Operacyjnego Transport – 134 mln euro (niezbędne było 85,5 mln euro), a z Funduszu Spójności, tylko w roku bieżącym, 350 mln euro. W przyszłym roku zamierzamy zrefundować koszty poniesione na inwestycje infrastrukturalne na ponad 470 mln euro w ramach SPOT i około 560 mln euro z Funduszu Spójności. Do tego dojdzie rozpoczęcie finansowania inwestycji ze środków przyznanych Polsce na lata 2007-2013. Oznacza to, że przed nami jest do wykonania gigantyczna praca, która będzie wymagała sprawdzenia ogromnej ilości dokumentów (dotyczących dokumentacji: środowiskowej, wykupu gruntów pod inwestycje, przetargów, kontraktów, płatności itd.) oraz ciągłego kontrolowania inwestycji w terenie. Dlatego powiedziałam, że sytuacja nie jest łatwa. Jeśli wywiążemy się z tych wszystkich obowiązków, to na pewno nie stracimy z funduszy unijnych ani 1 euro.
W ramach przyznanych Polsce przez Unię Europejską środków na lata 2007-2013 duża część przeznaczona jest na inwestycje transportowe. Czy Ministerstwo Transportu podoła wyzwaniom i wykorzysta przyznane fundusze?
Tak, to prawda. Na lata 2007-2013 mamy do dyspozycji na inwestycje transportowe ponad 19 mld euro. Jest to ogromna kwota i żeby ją wydatkować zgodnie z prawem polskim, a zarazem unijnym (wypełnić wszystkie wymogi Komisji Europejskiej) należy:
- przygotować „armię” wysoko wykwalifikowanych specjalistów uczestniczących w procesie wykorzystania funduszy unijnych,
- dysponować pieniędzmi na sfinansowanie tzw. wkładu krajowego (ok. 30% wartości inwestycji),
- maksymalnie uprościć administracyjne procedury i obowiązujące przepisy prawne.
Ministerstwo Transportu intensywnie przygotowuje się do wypełnienia swojej roli. Należy jednak pamiętać, że odpowiedzialność za wykorzystanie środków unijnych dotyczy nie tylko ministra transportu. Ważną rolę w tym procesie odgrywać będzie także minister środowiska, minister finansów, Urząd Zamówień Publicznych, wojewodowie i oczywiście minister rozwoju regionalnego jako instytucja zarządzająca. A ponadto: beneficjenci i wykonawcy. Pragnę także zwrócić uwagę na fakt, że sprawna ,,obsługa” wykorzystania funduszy wymaga właściwego podziału obowiązków i odpowiedzialności między ww. jednostkami, aby wykluczyć dublowanie się obowiązków i rozrost biurokracji utrudniającej sprawne realizowanie inwestycji przez beneficjentów. Podkreślam: zakres odpowiedzialności musi być jednoznacznie określony, instytucje przygotowane do profesjonalnej obsługi, a procedury maksymalnie uproszczone.
Jeśli chodzi o przygotowanie struktur Ministerstwa Transportu do wypełniania zadań związanych z inwestycjami transportowymi (głównie ze środków unijnych) to działania przygotowawcze dotyczą 3 płaszczyzn:
- stworzenie w Ministerstwie Transportu Instytucji Pośredniczącej, która zajmować się będzie planowaniem, wyborem projektów, kontrolowaniem inwestycji, nadzorowaniem pracy podległych jednostek i innych beneficjentów oraz wspomaganiem ich w pokonywaniu barier, aby proces realizacyjny był sprawnie prowadzony,
- utworzenie profesjonalnej Instytucji Wdrażającej (w Banku Gospodarstwa Krajowego). Proces ten dobiega końca. Trwają ostatnie ustalenia z panią premier, minister finansów Zytą Gilowską oraz kierownictwem BGK. Jesteśmy przekonani, że bank ten będzie dobrze spełniał funkcję jednostki wdrażającej, aby fundusze unijne były właściwie obsługiwane. Rolą Instytucji Wdrażającej będzie przede wszystkim: nadzór nad przestrzeganiem harmonogramów przygotowania i realizacji projektów, ocena wniosków pod względem formalnym i ekonomicznym, organizacja konkursów, zawieranie umów z beneficjentami, kontrola ex-ante dokumentacji przetargowej, weryfikacja wniosków o płatność oraz realizacja płatności na rzecz wykonawców i prowadzenie kontroli na miejscu,
- stworzenie silnych pionów inwestycyjnych w GDDKiA i PKP PLK S.A. Chodzi tu o zatrudnienie dobrze wykwalifikowanych specjalistów z określonymi uprawnieniami i doświadczeniem, którzy będą w stanie zapewnić szybkie przygotowanie inwestycji, dokumentacji, przetargów, a także nadzór nad realizacją tych inwestycji.
Niezależnie od zbudowania sprawnych struktur, aby wykorzystać środki unijne Polska musi zabezpieczyć duże środki własne na pokrycie kosztów przygotowania i współfinansowania inwestycji. Oznacza to, że około 30 procent wartości inwestycji będzie wymagało sfinansowania z budżetu państwa lub z kredytów. Jest to wydatek rzędu 7 miliardów euro (w okresie 2007-2013) i stanowi duży wysiłek dla naszych finansów publicznych. Bez tego nie będzie możliwe wykorzystanie pieniędzy unijnych.
Czy rząd ma pełną świadomość, jaka jest skala zadań do wykonania w sektorze transportowym?
Tak. Premier troszczy się o dobre przygotowanie Polski do efektywnego wykorzystania funduszy unijnych i pomaga w rozwiązywaniu trudnych problemów. Powołał Komitet do Spraw Wykorzystania Funduszy złożony z ministrów, odpowiadających za wydatkowanie środków unijnych. Komitet ten spotyka się regularnie. Analizuje i rozwiązuje problemy bieżące oraz te związane z przygotowaniem Polski do wykorzystania funduszy przyznanych na lata 2007-2013. Minister transportu aktywnie uczestniczy w pracach Komitetu. Jednocześnie prowadzona jest współpraca z Ministerstwem Rozwoju Regionalnego jako Instytucją Zarządzającą. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego otrzymało listę kluczowych inwestycji (nie tylko od ministra transportu), która została wstępnie przeanalizowana, w najbliższych dniach będzie przedmiotem obrad Komitetu Stałego Rady Ministrów, a następnie zostanie zatwierdzona przez Radę Ministrów.
Czy problemem w realizacji tych jakże ambitnych celów nie będzie brak rąk do pracy?
Na pewno wystąpią trudności związane z pozyskiwaniem dobrze wykwalifikowanych specjalistów. Dotyczyć to będzie zarówno administracji państwowej, jak i samorządów, a przede wszystkim wykonawców. Ale jest w tym także pozytywny element, a mianowicie dla wielu ludzi o wykształceniu ogólnokształcącym, którzy szukają pracy, będzie szansa na zatrudnienie poprzez zmianę profilu wykształcenia. Będzie też praca dla nowo wykształconych inżynierów budowlanych i osób o innych zawodach, które mogą być przydatne przy inwestycjach transportowych. Ponadto braki kadrowe trzeba będzie uzupełnić specjalistami z innych krajów europejskich, w tym na wschód od Polski.
Co pani zdaniem należy jeszcze zrobić w celu przyśpieszenia realizacji inwestycji transportowych?
Ważne będzie dalsze upraszczanie procedur administracyjnych i obowiązującego prawa, chociaż część zadań została już zrealizowana. W tym zakresie chcemy także zredukować wymogi dotyczące tzw. podręczników, będących opisem procesów zachodzących u beneficjentów w trakcie realizacji projektów (inwestycji). Zdaniem Ministerstwa Transportu, podręczniki te nie mogą zostać całkowicie zlikwidowane, ponieważ niektóre zawarte w nich informacje są niezbędne dla realizacji projektów, np. zawierają one tzw. karty wzorów podpisów, które są aktualizowane w przypadku zmian i pozwalają nam podczas weryfikacji wniosku o płatność uniknąć każdorazowego wzywania beneficjenta w celu potwierdzenia dokumentów. Służą także jako narzędzie pomocne w kontroli na miejscu realizowanego projektu. Stosowanie procedur ma też bezpośredni wpływ na jakość przekazywanych nam dokumentów, takich jak wnioski o płatność. Z tych wszystkich względów będziemy się starali bardzo uprościć zakres tych opisów, ale jesteśmy zdecydowanie przeciwni całkowitej ich likwidacji. Tym bardziej że w ramach zapisów, zawartych w wytycznych Instytucji Zarządzającej (MRR), znajduje się artykuł 4, który stanowi, że wszelkie zmiany w podpisanych umowach wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Mówi się niejednokrotnie, że długo trwa okres od wysłania wniosku o płatność do momentu przekazania beneficjentowi pieniędzy. Dlaczego?
Weryfikacja wniosku o płatność zależy od jakości sporządzonych przez beneficjentów dokumentów. Dokumenty te są dołączane do wniosku w postaci załączników. Beneficjenci prawie zawsze przesyłają wnioski o płatność zawierające błędy, które zostają wykryte podczas weryfikacji wniosków przez pracowników Ministerstwa Transportu. Do najczęściej występujących błędów należą błędy rachunkowe. Zadziwia nas duża skala tego rodzaju błędów. To dziwne i niestety masowe zjawisko. Druga sprawa to niekompletna lub źle przygotowana dokumentacja poświadczająca poniesienie wydatków np. przy wykupie gruntów dołączony jest rachunek, a brakuje operatu szacunkowego, przedstawiony jest rachunek za nadzór inwestorski na dany fragment robót, a nie ma dokumentów potwierdzających wykonanie tych robót. Częstym błędem jest wykazywanie wydatków niekwalifikowanych jako kwalifikowane i wnioskowanie o refundację tych wydatków. Załączane są dokumenty dotyczące prac nie wskazanych w umowie o dofinansowanie, na których wykonanie nie było zgody Instytucji Pośredniczącej. Bardzo ważna jest kwestia kwalifikowalności wydatków, które podlegają refundacji i oddzielenie tego, co nie podlega refundacji. Często występują też problemy z przejściowymi świadectwami płatności, błędnie wypełnianymi przez kierownika budowy lub jego asystentów, np. błędnie wylicza się wartość wykonywanych robót, nie przepisuje się wartości wykonanych robót z poprzednich okresów rozliczeniowych, niedokładnie rozlicza się kwoty pozostałe do wypłaty, błędnie wpisuje się daty wykonania. W tej chwili błędy wychwytywane są przez pracowników Ministerstwa Transportu, a w przyszłości chcielibyśmy, by wnioski weryfikowane były przez Instytucję Wdrażającą. Dokumentacja inwestycyjna podlega też dokładnemu sprawdzeniu przez organy kontrolne: Izbę Skarbową, NIK czy audyt unijny. W przypadku wystąpienia błędów lub braku informacji Komisja Europejska może podjąć decyzję o likwidacji projektu i cofnięciu dofinansowania – częściowo lub całkowicie. Dlatego niezbędny zestaw informacji musi być zapewniony.
Jak pracę Ministerstwa Transportu ocenia Komisja Europejska?
Pani komisarz Danuta HŁbner podziękowała ministrowi transportu za przyśpieszenie wydatkowania i wypełnienie wymogów unijnych na rok bieżący. Mamy bardzo dobrą współpracę z Komisją Europejską. Wymiana informacji ma miejsce w ramach prac Komitetów Monitorujących oraz przez inne kontakty. Regularnie przesyłamy obszerny zestaw informacji dot. realizacji projektów, prognozowanych, jak i ponoszonych wydatków itp. Otrzymujemy natomiast akceptacje wniosków, zgodę na refundację kosztów lub informację o zakresie warunków do spełnienia, aby refundacja była możliwa.
Nasi partnerzy w Komisji Europejskiej to doskonali specjaliści i współpraca z nimi choć nie jest łatwa, sprawia wiele satysfakcji.
Zbliżają się święta, co pani minister życzy czytelnikom z okazji Bożego Narodzenia?
Są to piękne święta, które chyba każdy Polak chciałby spędzić w gronie rodzinnym, w atmosferze radości i wewnętrznego spokoju, przy stole zastawionym potrawami wigilijnymi i przy dźwiękach kolęd. I tego życzę wszystkim polskim rodzinom.
Natomiast w nowym 2007 roku życzę Polakom wielu sukcesów, jak najmniej trosk i abyśmy byli bardziej wrażliwi na otaczających nas ludzi.
Z zawodowego punktu widzenia chciałabym życzyć, aby bez względu na wiek, płeć czy opcję polityczną wszyscy zjednoczyli się w wykorzystaniu szansy, jaką jest rozwój infrastruktury polskiej dzięki pomocy unijnej. Chciałabym bardzo, aby w te prace włączyły się instytucje pozarządowe, które czasem nadmiernie troszczą się o dobro przyrody, a zapominają o człowieku.
Dziękuję za rozmowę.
KK
Infrastruktura – Środowisko – Energia
Dodatek promocyjno-reklamowy do „RZECZPOSPOLITEJ”.
20 grudnia 2006 r.
Project coo-financed by European Union
We will not lose founds admitted to Poland
We will fulfill all the demands
Interview with Barbara Kondrat, Undersecretary of State responsible for EU issues at the Ministry of Transport
What is the real situation for Poland as regards the use of EU funding for transportation investments? Do we risk withdrawal of funding?
The situation is good although not easy. We have caught up and today there is no risk for us to return unspent EU funding to the European Commission. So far we have reimbursed investment costs of 134 million euros (total amount applied for – 85.5 million euros) under the Sectoral Operational Programme Transport (SOPT) and as much as 350 million euros in 2006 under the Cohesion Fund. Next year we expect to reimburse 470 million euros of infrastructure investment costs under SOPT and around 560 million euros under the Cohesion Fund. We will also begin to finance investments from the funding allocated to Poland for 2007-2013. All this entails substantial work. We will have to review heaps of documentation (including i.a. environmental, land purchase, tenders, contracts and payment documentation) and continuously supervise investment implementation. That is what I meant by saying that the situation is not easy. If we comply with all these obligations we will surely not lose even 1 euro of the EU money.
A large part of EU funding allocated to Poland for 2007-2013 has been committed to transportation investments. Will the Ministry of Transport cope with the challenge of using all the funding available?
Yes, that is true. We have over 19 billion euros for transportation investments for the period of 2007-2013. This is a huge amount and to spend it in line with Polish, and, at the same time, EU legislation (compliance with all requirements of the European Commission), we need to:
- prepare an „army” of highly qualified specialists to participate in utilization of EU funding,
- have resources for national public finance contributions (around 30% of investment value),
- maximally simplify administrative procedures and binding regulations.
The Ministry of Transport is preparing intensively but we have to bear in mind that the responsibility for EU funding absorption does not lie with the Minister of Transport only. An important role will be played also by the Minister of Environment, the Minister of Finance, Public Procurement Office, Vivodes and, obviously, the Minister of Regional Development – as a managing institution. I would also like to draw your attention to the fact that efficient funding absorption requires adequate sharing of responsibilities between these bodies to avoid doubling obligations and overexpansion of bureaucracy which makes investment implementation difficult. It ought to be stressed that responsibilities need to be clearly identified, administrative institutions well prepared while procedures maximally simplified.
As regards preparations in the Ministry of Transport for transportation investments (mainly EU supported projects), work is being done on three levels:
- creation of an Intermediary Institution in the Ministry of Transport responsible for planning, project selection, investment control, supervision over subordinate units and other beneficiaries as well as for support in abolishing barriers to efficient implementation of investments,
- creation of a professional Implementing Institution (in Bank Gospodarstwa Krajowego – BGK). This process is almost complete. Final arrangements are being made between Mrs. Zyta Gilowska, Prime Minister, Minister of Finance and BGK authorities. We are convinced that BGK will perform well its function of Implementing Institution ensuring that EU funds are appropriately handled. The tasks of the Implementing Institution include: supervision over implementation of timetables of project preparation and realization, economic and financial assessments of applications, organization of competitions, concluding agreements with beneficiaries, ex-ante control over tender documentation, verification of applications for payment, disbursing resources to contractors as well as on site check,
- creation of strong investment units in Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad and PKP Polskie Linie Kolejowe SA. This includes mainly recruitment of highly-qualified specialists to ensure quick preparation of investments, documentation and tenders as well as supervision over investment implementation.
To ensure utilization of EU funding, apart from creation of efficient structures, Poland must secure large financial resources to cover costs related to the preparation and co-funding of investments. Around 30% of investments’ expenses will need to be covered from the state budget or loans. This means 7 billion euros in expenditure (for 2007-2013) and a large burden on public finance but is unavoidable if utilization of EU funding is to be possible.
Is the government aware of the immensity of work to be done in the transport system?
Yes. The Prime Minister cares about adequate preparation of Poland to use EU funds and helps solve difficult problems. He established a Committee on EU Funding made up of ministers responsible for utilization of the assistance provided by the EU. The Committee meets regularly to analyse and solve day-to-day issues and problems related to Poland’s preparation for the use of funding in 2007-2013. The Minister of Transport is an active participant in the Committee’s work. As well as that we are cooperating with the Ministry of Regional Development which has been designated Implementing Institution. The Ministry of Regional Development received a list priority investment projects (among others from the Minister of Transport) which has already been analysed and is now awaiting discussion by the Permanent Committee of the Council of Ministers to be subsequently approved by the Council of Ministers.
Do you think that personnel shortage may hinder achievement of these ambitious goals?
Recruitment of highly qualified specialists will certainly be an issue of concern for central administration, local governments and, most importantly, contractors. But the good thing is that we will create employment opportunities for young people with secondary level education ready to change of their profile of education. More jobs will also be created for young construction engineers and other professionals who could be of help in implementing transport investments. The personnel problem will have to be solved also by recruiting specialists from other European countries, including those east off Poland.
What more has to be done to accelerate implementation of transport investments?
We still need to simplify administrative procedures and binding regulations although some work has already been done in this area. We also want to reduce requirements for the so-called manuals which describe procedures to be complied with by beneficiaries during project (investment) implementation. In view of the Minister of Transport, these manuals should not be eliminated since some of the information they contain is indispensable for project realization. For instance, they include the systematically updated specimen of signature which allow us to avoid summoning beneficiaries to verify documents every time a payment is made. They also come in handy during on site visits. Given that procedures exert a direct influence on the quality of submitted documentation (for instance applications for payment), we will seek to significantly simplify descriptions. Nevertheless, we think that they should not be eliminated, especially in view of Article 4 of the guidelines of the Managing Authority (the Ministry of Regional Development) which specifies that any change introduced into concluded contracts requires a signature otherwise being void.
We often hear that the period between filling an application for payment and the actual disbursements to beneficiaries lasts long. What is the reason for that?
Verification of applications for payment depends on their accompanying documentation as provided by beneficiaries. While reviewing applications, the personnel of the Ministry of Transport nearly always detects some errors present in them, most of which are accounting mistakes. The frequency of errors is indeed surprising, we could even call it a mass phenomenon. Another issue is the incomplete or incorrect documentation evidencing expenditure. For instance, we receive invoices for land purchase without appraisal reports or invoices for investment supervision without proofs of works completion. Very often expenditure is wrongly evidenced and, as a result, we receive applications for reimbursement of non-eligible expenditures. At times beneficiaries submit documentation concerning works which had not been included in the co-funding agreement and approved by the Intermediary Institution. Eligibility and non-eligibility of expenditure for reimbursement is therefore an issue. We also encounter problems relating to incorrect completion of temporary certificates of payment by construction managers or their assistants. The most frequent mistakes consist in incorrect calculation of the value of construction works, omission of the value of works completed in preceding settlement periods, incorrect calculation of remaining reimbursement instalments or incorrect completion dates. Currently, all errors are being detected by the personnel of the Ministry of Transport but in the future we would like applications to be verified by the Implementing Institution. A thorough check of investment documentation is also done by the Treasury Chamber, the Supreme Chamber of Control (NIK) or EU audit. In case of errors or lack of information, the European Commission may decide on partial or complete withdrawal of funding. Complete information is therefore necessary.
How does the European Commission evaluate work by the Ministry of Transport?
Mrs Danuta HŁbner, EC Commissioner, expressed her thanks to the Minister of Transport for accelerating spending of assistance funds and complying with EU requirements in the current year. Our cooperation with the European Commission is going well. Monitoring Committees and other forms of contact provide an opportunity for us to exchange information. We provide the Commission regularly with substantial information on project implementation as well as planned and incurred expenditures etc. The Commission, on the other hand, approves our applications, reimburses expenditure and informs about the necessary requirements for reimbursement. Our partners in the European Commission are excellent specialists and our cooperation, although not always easy, gives us a lot of satisfaction.
Christmas is just around the corner. What would you like to wish the readers of Rzeczpospolita this Holiday Season?
Christmas is a beautiful season and I think every Pole would like to spend it with their families in the atmosphere of happiness and serenity enjoying a Christmas Eve dinner and listening carols. That is what I would like to wish all Polish families.
I would also like to wish a very prosperous 2007. May the New Year bring optimism, good fortune and greater understanding of and generosity towards other people.
From a professional point of view, I would like to wish that everybody, regardless of their age, sex or political views, joined the collective effort towards using EU funding for infrastructure development in Poland. I would like make non-governmental institutions involved in the process, as they sometimes seem to care more about the environment than people.
KK