Jakość i Certyfikacja
Dodatek promocyjno-reklamowy do RZECZPOSPOLITEJ.
9 listopada 2005 r.

ISO na papierze

Wypowiedź Karola Hauptmanna, dyrektora Polskiego Centrum Akredytacji

Często otrzymuję pytanie: jak rozwija się system certyfikacji na ISO 9001 w Polsce? Można powiedzieć, że rozwija się dobrze, gdyż z roku na rok przybywa firm, które mogą pochwalić się takim certyfikatem. Ja zadałbym jednak inne pytanie, moim zdaniem istotniejsze. Ile z certyfikowanych firm rzeczywiście spełnia wymagania normy ISO 9001? Pojawiają się sygnały, które wskazują, że różne negatywne zjawiska występujące nie tylko w Polsce, ale także na całym świecie osłabiają lub wręcz niweczą ideę certyfikacji.

Ideą certyfikacji jest budowanie wzajemnego zaufania. System ISO 9001 wymyślono po to, aby ułatwić tworzenie relacji wzajemnego zaufania przede wszystkim w łańcuchu dostaw. Dlatego system ten w znacznie większym stopniu określa relacje pomiędzy kooperantami, niż producentami i konsumentami. Finalne wyroby często dostarczają przedsiębiorstwa, które mają systemy zarządzania bardziej rozwinięte niż zakłada norma ISO 9001. Przyjęło się, że certyfikacja na ISO 9001 jest certyfikacją systemu zarządzania, gdzie spełnienie wymagań przez wyrób jest mniej istotne.

To błąd. Zgodność z normą ma zapewnić spełnienie wszystkich wymagań, również tych stawianych dla wyrobu, łącznie ze spełnieniem wymagań prawnych. To jest podstawa kooperacji.

Skoro certyfikacja jest podstawowym elementem budowania zaufania, najważniejsze znaczenie ma problem, czy jest ona wiarygodna i uczciwa. Pamiętajmy, że celem auditu jest określenie zgodności z wymaganiami normy ISO 9001. Oczywiście nierozerwalnie wiąże się to ze stwierdzaniem niezgodności. Jeśli zatem auditorzy ich nie znajdują, szczególnie u firm, które po raz pierwszy starają się o certyfikację, wskazuje to jednoznacznie, że ocena nie była zrobiona rzetelnie. Trzeba z całą mocą podkreślić, że nie ma takiego przedsiębiorstwa, w którym nie ma nic do poprawy.

Szybko, łatwo i przyjemnie

Tymczasem niektórzy przedsiębiorcy traktują certyfikację czysto instrumentalnie, jako dokument niezbędny do udziału w przetargu, czy też w pogoni za modą lub swoiście rozumianym prestiżem firmy. Pojawia się więc zapotrzebowanie na taką certyfikację, którą będzie można przeprowadzić szybko, łatwo i wygodnie. A jak wiadomo, jeśli w gospodarce rynkowej istnieje zapotrzebowanie na określony towar, to natychmiast pojawiają się jego dostawcy. Mamy więc coraz częściej do czynienia z niebezpiecznym zjawiskiem „miękkiego” podchodzenia firm certyfikujących do oceny systemów zarządzania przedsiębiorstw. Auditorzy często ukrywają niezgodności wykryte podczas auditu pod postacią różnych sformułowań. Na przykład zamiast napisać wprost o niezgodności, której skorygowanie opóźniłoby wydanie certyfikatu, zaznaczają to jako spostrzeżenie. Przedsiębiorstwo wówczas nie musi prowadzić działań korygujących i szybko otrzymuje certyfikat.

Takie zjawiska występują nie tylko w Polsce. Na międzynarodowym spotkaniu IAF, we wrześniu tego roku, zwrócono uwagę na niską jakość certyfikacji wg ISO 9001, obniżanie jej wiarygodności i zagrożenia jakie z tego tytułu się pojawiają. Zdecydowano o podjęciu działań zaradczych, mających na celu uniemożliwienie nieetycznego postępowania auditorów. Stąd zrodziła się koncepcja opracowania kodeksu etycznego auditora. Będzie on bazował na takich pojęciach jak: uczciwość, prawdomówność, niezależność, dobre przygotowanie do każdej oceny. Nieprzestrzeganie tych zasad będzie mogło powodować nawet utratę prawa do wykonywania zawodu.

Z akredytacją bezpieczniej

W Polskim Centrum Akredytacji, które jest jednostką akredytującą jednostki certyfikujące systemy zarządzania, również dostrzegamy ten problem. Z całą surowością reagujemy na próby ukrywania niezgodności podczas auditów. Mamy jednak ograniczone możliwości. Oceny PCA oparte są na zasadzie badania próbki, możemy więc zweryfikować tylko pewien wycinek działania jednostki certyfikującej. Podobnie prowadzone przez PCA obserwacje auditów jednostki certyfikującej również mają ograniczoną skuteczność. Auditor jednostki certyfikującej inaczej może pracować w trakcie obserwacji, a inaczej poza nią. Mimo to mamy pewne możliwości. Zarówno w trakcie obserwacji auditu, jak i ocen w siedzibie jednostki możemy sprawdzać, czy spostrzeżenia auditorów są prawidłowe. Oceniamy jednostki certyfikujące reagując na nieprawidłowości. Jeśli się powtórzą, zawieszamy akredytację na pewien czas, a nawet cofamy. Tym samym ryzyko nadużyć w jednostkach certyfikujących, akredytowanych przez PCA jest znacznie niższe niż w przypadku podmiotów, które nie mają akredytacji, a co za tym idzie, nie są nadzorowane przez niezależną stronę.

Świadoma decyzja

Najskuteczniejszą metodą w walce z nieuczciwą certyfikacją jest wzrost świadomości przedsiębiorców. Powinni oni wiedzieć w jakim celu wprowadzają ten system. Czy chcą rzeczywiście postawić przedsiębiorstwo na wyższym poziomie, znajdując drogi do poprawy jego funkcjonowania, czy też potrzebny jest im tylko „papier”, z którym będą mogli przystąpić do przetargu. Niestety, często jest tak, że organizatorom przetargu, czy też innym odbiorcom usług taki „papierek” wystarcza. Nie interesuje ich, kto wydał dokument oraz czy firma rzeczywiście jest godna zaufania. Jest to groźna sytuacja przede wszystkim dla nich. Jeśli firma z „łatwym” certyfikatem wygra przetarg, to może okazać się, że jej wyroby nie spełniają wymagań, a oni sami w konsekwencji poniosą straty.

Istotną sprawą jest, aby producenci oraz usługodawcy, zanim skorzystają z oferty jednostki certyfikującej, sprawdzili jej renomę i wiarygodność. Podobnie przy wyborze potencjalnych kontrahentów powinno się zwracać uwagę nie tylko na fakt, czy dana firma ma certyfikat ISO 9001, ale również, która jednostka go wydała, jak długo system funkcjonuje w przedsiębiorstwie, itp. Tym samym rynek sam powinien regulować wspomniane kwestie, wykluczając z gry firmy nieuczciwe.

Wydaje się jednak, że przedsiębiorcy z grupy małych i średnich firm zostali pozostawieni na rynku sami sobie. Konieczna jest większa aktywność organizacji branżowych, które mogłyby pomóc przedsiębiorcom w wyborze sprawdzonej jednostki certyfikującej, czy też umożliwić im wymianę doświadczeń.

W Polsce w ostatnim czasie coraz bardziej wzrasta zainteresowanie certyfikacją wg ISO 9001. Moim zdaniem zatraciliśmy trochę prawdziwą ideę certyfikacji, w której liczy się nie tyle ilość, co jakość. Podkreślam jeszcze raz, nie ma przedsiębiorstw doskonałych, czyli takich, w których nie ma zagrożeń. Wiem o tym również z naszego doświadczenia. PCA jest również regularnie oceniane w ramach organizacji międzynarodowych. Oceny te przyczyniają się do doskonalenia świadczonych przez nas usług, a tym samym, mam nadzieję, usług świadczonych przez akredytowane przez PCA jednostki certyfikujące. n

01-382 Warszawa, ul. Szczotkarska 42
tel. (022) 355-70-00, fax (022) 355-70-18
www.pca.gov.pl