Jakość – Normalizacja – Certyfikacja
Dodatek lobbingowy do „RZECZPOSPOLITEJ”.
10 listopada 2011 r.

Laureat Panteonu Administracji Polskiej

Jakość – najlepsza inwestycja

Anna Bogusz,
dyrektor Biura Systemów Zarządzania w Agencji Rynku Rolnego,
EOQ Quality Auditor,
Auditor PCBC S.A.

Po okresie przemian gospodarczych, wdrażanie systemów zarządzania stało się powszechnym kierunkiem usprawnień organizacyjnych. Oprócz firm komercyjnych systemy zarządzania wprowadzają także urzędy administracji publicznej, samorządowej, urzędy skarbowe, ośrodki opieki medycznej. System zarządzania ma zagwarantować urzędowi wiarygodność, status jednostki przewidywalnej w zakresie jakości, przyjaznej klientowi i otoczeniu oraz działającej w sposób przejrzysty i bezpieczny.

Początkowe działania Agencji związane były z interwencyjnym skupem produktów rolnych oraz artykułów spożywczych, sprzedażą interwencyjną, gromadzeniem rezerw produktów rolnych oraz ich przetworów, a także udzielaniem przedsiębiorcom poręczeń dla kredytów zaciąganych na skup płodów rolnych. Stopniowo jednak poszerzano zakres stosowanych instrumentów oddziaływania na rynki rolne. Oprócz skupu i sprzedaży produktów rolnych wprowadzono dopłaty do przechowywania produktów, eksportu oraz pozwolenia na przywóz do Polski i wywóz z kraju artykułów rolno-spożywczych.

W 2001 r. ARR została wyznaczona do pełnienia funkcji agencji płatniczej UE. Wymagało to reorganizacji struktur oraz dostosowania metod funkcjonowania do wymogów akredytacyjnych. W konsekwencji rozszerzono zakres działań interwencyjnych oraz korygowano istniejące rozwiązania, dostosowując je do obowiązujących w Unii Europejskiej.

W kwietniu 2004 r. Agencja Rynku Rolnego uzyskała bezwarunkową akredytację i status agencji płatniczej UE, której funkcję pełni do dziś. Dzięki akredytacji, potwierdzającej wypełnienie przez ARR wymogów stawianych przez Komisję Europejską agencjom płatniczym, z dniem wstąpienia Polski do Unii Europejskiej, Agencja mogła rozpocząć wypłatę środków finansowych z tytułu realizacji mechanizmów Wspólnej Polityki Rolnej.

W ramach ustawowych zadań ARR administruje mechanizmami Wspólnej Polityki Rolnej, mechanizmami finansowanymi z budżetu krajowego oraz funduszami promocji. Monitoruje rynek biokomponentów i biopaliw oraz realizuje działania związane z promocją produktów rolno-spożywczych. Prowadzi analizy rynkowe, przygotowuje prognozy tych rynków, a także wspomaga przedsiębiorców w dotarciu z ich produktami na rynki krajów spoza UE. W ramach programów pomocowych, finansowanych ze środków krajowych i unijnych, zapewnia pomoc swoich ekspertów państwom kandydującym do UE. Bierze udział w procesie decyzyjnym UE poprzez opiniowanie projektów aktów prawa unijnego.

W Agencji Rynku Rolnego funkcjonuje certyfikowany system zarządzania zgodny z kryteriami akredytacji, ustanowionymi przez Komisję Europejską. Obejmuje on:

• system zarządzania jakością zgodny z wymaganiami międzynarodowej normy ISO 9001 (wdrożony w 2009 r.),
• system przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym zgodny z wymaganiami dodatkowymi do normy ISO 9001 (wdrożony w 2010 r.).

Agencja Rynku Rolnego w celu wypełnienia warunków akredytacji podjęła szereg działań ograniczających wystąpienie zjawisk korupcyjnych, w tym m.in.:

• oddzielono trzy funkcje związane z płatnościami, tj. akceptacji, realizacji oraz księgowania w ramach podziału obowiązków zapewniających, że każda z tych funkcji jest wykonywana przez pracownika pod nadzorem innego pracownika,
• wszystkie wnioski podlegają weryfikacji formalno-prawnej i merytorycznej z zachowaniem zasady czterech oczu, zdefiniowano odpowiedzialność każdego pracownika na piśmie, z określeniem kompetencji finansowych,
• przeprowadzono odpowiednie szkolenia personelu,
• poszczególne płatności i zaliczki są identyfikowalne w rejestrach księgowych,
• wdrożono procedury zapewniające, że gwarancje przyjmowane są tylko od instytucji finansowych, spełniających warunki obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów,
• rozliczanie zaliczek i płatności jest przedmiotem kontroli przez upoważnionych pracowników,
• wprowadzono jednolity standard przygotowywanej dokumentacji, określającej przejrzyste zasady postępowania pracowników ARR w celu spełnienia wymogów odnośnie wydatkowania środków z budżetu UE,
• wdrożono system informatyczny wspomagający prawidłową realizację działań.

Jedną z możliwości doskonalących w obszarach szczególnie wrażliwych dla wizerunku organizacji niosą wymagania systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym. Zagadnienia w zakresie zwalczania korupcji są przedmiotem licznych aktów prawnych, zaczynając od Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. Konieczność wpisania się w działania zwalczające zjawiska korupcji podejmowane w ramach Unii Europejskiej stanowiła jedną z przesłanek wdrożenia wymagań systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym w Agencji Rynku Rolnego.

Pozytywny wpływ na utrzymanie wdrożonego systemu zarządzania mają również wprowadzone w Agencji zasady zarządzania bezpieczeństwem informacji. Przestrzeganie ich zapewnia odpowiedni stopień zaangażowania pracowników w utrzymanie bezpieczeństwa systemów informacyjnych oraz służy określeniu kierunków rozwoju zarządzania bezpieczeństwem tych systemów.

W celu sprawowania bieżącej samooceny i kontroli, w ramach struktury organizacyjnej ARR funkcjonują komórki i stanowiska, których zadaniem jest czuwanie nad przestrzeganiem wdrożonych wymagań. Ponadto, Agencja Rynku Rolnego poddawana jest systematycznym kontrolom zewnętrznym prowadzonym zarówno przez krajowe służby kontrolne i certyfikujące oraz urzędy nadzorujące pracę ARR, jak i służby audytowe UE. Wyniki analiz i ocen, którym na bieżąco poddawane są działania ARR, służą wprowadzaniu zmian optymalizujących jej funkcjonowanie.

Poza licznymi korzyściami, wynikającymi z wdrożenia systemu, istotne jest także pozytywne oddziaływanie psychologiczne na wnioskodawców oraz kontrahentów. Mają oni pewność, że jakość pracy jest w Agencji kontrolowana na różnych płaszczyznach. Przekonanie, że można zaufać pracownikom obsługującym, ponieważ zasady, na jakich działają urzędnicy są transparentne, a efekty ich działań stale monitorowane.

Sprawnie działający w Agencji system zarządzania pozwala ocenić czy podejście i wprowadzone rozwiązania prowadzą do wyników, które planowano uzyskać. Ma wpływ na wykrycie obszarów, które wymagają poprawy. Przestrzeganie zasad zarządzania przynosi nie tylko korzyści umożliwiające właściwe podejście do zagrożeń, ale również odpowiednie podejście do całej działalności organizacji. System pomaga w doskonaleniu metod organizacyjnych, uporządkowaniu całego obszaru zarządzania organizacją oraz zwiększa pewność, że każdy pracownik zna cele organizacji i utożsamia się z jej wynikami jakościowymi, angażuje się też w proces ustawicznego doskonalenia. Ponadto, poprzez wprowadzenie usprawnień i udoskonaleń, wszyscy pracownicy odnoszą korzyści w zakresie poprawy warunków pracy, co w znaczący sposób wpływa na wzrost motywacji personelu oraz zaangażowania w rozwój systemu zarządzania. Rozłożenie zakresu uprawnień do podejmowania decyzji i przekazanie ich na niższe szczeble zarządzania wpływa na poprawę bezpośredniego kontaktu z wnioskodawcami oraz kontrahentami, ułatwia rozpoznawanie ich realnych potrzeb i oczekiwań, a w związku z tym umożliwia kompleksową realizację działań i skuteczną pomoc.

Wdrożenie systemów zarządzania jest jednym z etapów i form rozwoju Agencji Rynku Rolnego. Tym samym kierownictwo ARR, poprzez zaangażowanie w proces ciągłego doskonalenia metod organizacyjnych, dąży do zagwarantowania sprawnego funkcjonowania Agencji przy jednoczesnym spełnieniu wszelkich wymogów obowiązującego prawa. n

 

Agencja Rynku Rolnego

Agencja Rynku Rolnego swoją działalnością w zakresie wsparcia rynku rolno-spożywczego obejmuje ponad 20 grup towarowych, administrując ponad 50 instrumentami i mechanizmami wsparcia. W ramach zadań ustawowych realizuje ponadto działania związane z promocją i informacją dotyczącą produktów rolno-spożywczych, prowadzi szeroko zakrojone analizy rynkowe i wspomaga polskich przedsiębiorców w dotarciu z ich produktami na rynki krajów trzecich.

Agencja Rynku Rolnego została ustanowiona w 1990 r. w celu prowadzenia polityki interwencyjnej na polskim rynku rolnym. W miarę rozwoju Agencji działania interwencyjne były doskonalone, a ich skuteczność zwiększana.

ARR została wyznaczona w 2001 r. do pełnienia funkcji agencji płatniczej, po akcesji Polski do Unii Europejskiej.

W kwietniu 2004 r. Agencja Rynku Rolnego uzyskała bezwarunkową akredytację i status agencji płatniczej UE, której funkcję skutecznie pełni do dziś. Dzięki akredytacji, potwierdzającej wypełnienie przez ARR wymogów stawianych przez Komisję Europejską unijnym agencjom płatniczym, 1 maja 2004 r., z dniem wstąpienia Polski do Unii Europejskiej, Agencja mogła rozpocząć wypłatę środków finansowych z tytułu realizacji mechanizmów objętych Wspólną Polityką Rolną (WPR).

Mając na uwadze potrzebę ciągłego doskonalenia organizacji i zarządzania, ARR wprowadziła w 2009 r. i utrzymuje System Zarządzania Jakością, zgodny z normą PN-EN ISO 9001:2009 oraz z kryteriami akredytacji. Kolejnym etapem był przeprowadzony w 2010 r. audit nadzoru Systemu Zarządzania Jakością, w wyniku którego rozszerzono certyfikację ARR na wszystkie biura w Centrali oraz w Oddziałach Terenowych ARR. Pod koniec 2010 r. Agencja dokonała także certyfikacji Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym. Certyfikaty pozwoliły na scalenie w ARR obydwu systemów w jeden, nazwany Systemem Zarządzania.

Telefoniczny Punkt Informacyjny ARR: 22 661 72 72