Teleinform@tyka VI – Dzień Łącznościowca
Dodatek reklamowy do RZECZPOSPOLITEJ.
nr 244 (5714) 18 października 2000 r.
Łączy nas coraz więcej
Poczta głosowa – możliwości, zastosowania, rozwiązania techniczne
Telekomunikacja Polska S.A.
Poczta głosowa to – mówiąc najprościej – nowocześniejszy i lepszy odpowiednik tradycyjnej automatycznej sekretarki. Korzystanie z tej usługi z własnego telefonu jest całkowicie bezpłatne. Skrzynkę poczty głosowej można sobie założyć wszędzie tam, gdzie Telekomunikacja Polska S.A. dysponuje cyfrowymi centralami telefonicznymi. W roku 2000 taką możliwość będzie miało ok. 70 proc. abonentów TP S.A. W perspektywie najbliższych dwóch – trzech lat poczty głosowej będą mogli używać praktycznie wszyscy posiadacze telefonów stacjonarnych.
Do korzystania z poczty głosowej nie są potrzebne żadne dodatkowe urządzenia techniczne ani nośniki dźwięku (kasety, taśmy), poza telefonem z możliwością tzw. wybierania tonowego.
Uruchamianie poczty głosowej
1. Funkcja przekazywania wywołań, czyli samodzielne programowanie naszego telefonu
Osoby korzystające z telefonów obsługiwanych przez centrale cyfrowe mogą zlecić, aby połączenia, które otrzymają w czasie swojej nieobecności były następnie przekazywane na wybrany przez nie numer (np. do sieci telefonii komórkowej). Koszty takiego „przekazanego dalej” połączenia spoczywają oczywiście na abonencie, który zlecił taką operację. W większości przypadków wspomniana funkcja (określana technicznie jako przekazywanie wywołań) jest „uśpiona” (zdezaktywowana).
Opisana funkcja (przekazywania wywołań) wykorzystywana jest także przez system poczty głosowej. Innymi słowy, aby otrzymywać wiadomości w ramach systemu, niezbędna jest aktywacja tej funkcji w naszej centrali. Korzystanie z przekazywania wywołań w przypadku poczty głosowej jest całkowicie bezpłatne.
W większości nowoczesnych central cyfrowych uruchomienie funkcji przekazywania jest proste i wymaga jedynie wybrania na klawiaturze telefonu tonowego (DTMF) odpowiedniej serii cyfr. Dostępne są trzy opcje funkcji przekazywania wywołań (przedstawione w tab. 1). Możliwe, a zarazem bardzo wygodne – z punktu widzenia użytkownika tej usługi – jest jednoczesne aktywowanie funkcji przekazywania połączeń w wypadku zajętości telefonu i nieobecności abonenta. Uruchomienie trzeciej opcji spowoduje przekazywanie wszystkich wywołań do poczty głosowej (oznacza to, że nasz domowy aparat nie będzie przyjmował rozmów).
Po uruchomieniu funkcji przekazywania wywołań powinien zmienić się sygnał zgłoszenia centrali (inny ton). W ten sposób centrala informuje o tym, że wspomniana funkcja została uruchomiona. Jeżeli jednak w słuchawce usłyszymy sygnał zajętości, może to oznaczać, że popełniliśmy jakiś błąd, albo że nasza centrala nie posiada funkcji przekazywania wywołań.
W niektórych centralach istnieje konieczność aktywacji tej funkcji przez operatora. Odpowiednie informacje i praktyczne porady można uzyskać w najbliższym Biurze Obsługi Klienta lub pod bezpłatnym numerem 0 800 100 800.
Tab. 1. Opcje przekazywania wywołań dostępne w ramach usługi poczta głosowa
| Opcje przekazywania wywołań do poczty głosowej | Aby włączyć przekazywanie wywołań wcisnąć: | Aby wyłączyć przekazywanie wywołań wcisnąć: | Aby wysłuchać automatycznej informacji, czy jest włączone: |
| Centrala przekaże wywołanie, kiedy nasza linia jest zajęta (do 5 połączeń jednocześnie) | * 67*9427# | #67# | *#67# |
| Centrala przekaże wywołanie, kiedy nie ma nas w domu (po 4 – 6 dzwonkach) | * 61*9427# | #61# | *#61# |
| Centrala przekaże wszystkie wywołania (bez łączenia z naszym telefonem) | * 21*9427# | #21# | *#21# |
2. Zawarcie umowy z TP S.A. i aktywacja skrzynki poczty głosowej
Aby korzystać z poczty głosowej, nie wystarczy włączenie funkcji przekazywania wywołań w naszej centrali telefonicznej. Niezbędny jest jeszcze drugi krok, a mianowicie uruchomienie naszej skrzynki poczty głosowej. Wystarczy zadzwonić pod ulgowy numer 0 801 151 151, a następnie postępować zgodnie z instrukcjami, jakie usłyszymy w słuchawce. Przed rozpoczęciem procedury warto wybrać łatwy do zapamiętania, czterocyfrowy kod dostępu (PIN), np. 2345. Wprowadzenie tego kodu po usłyszeniu odpowiedniego komunikatu jest równoznaczne z zawarciem umowy z TP S.A. o korzystaniu z usług poczty głosowej. Kodem tym będziemy się następnie posługiwać przy odsłuchiwaniu naszych wiadomości.
Po wykonaniu wszystkich poleceń utworzymy swoją indywidualną skrzynkę poczty głosowej. Jeżeli już wcześniej uruchomiliśmy funkcję przekazywania wywołań w naszej centrali – skrzynka jest gotowa do działania. Jeżeli nie, możemy to uczynić już po uruchomieniu (aktywacji) naszej skrzynki. Kolejność tych dwóch działań nie jest istotna.
Należy wcześniej zapoznać się ze specjalnie przygotowaną broszurą – Usługa poczty głosowej. Zawiera ona:
- zasady świadczenia usługi poczty głosowej przez Telekomunikację Polską S.A.
- vademecum abonenta usługi poczty głosowej świadczonej przez Telekomunikację Polską S.A.
- skróconą instrukcję korzystania z poczty głosowej (o wielkości karty telefonicznej).
Wspomnianą broszurę można zamówić dzwoniąc pod bezpłatny numer 0 800 150 150. Jest ona również dostępna w Biurach Obsługi Klienta.
Rezygnacja z usługi
System komputerowy poczty głosowej automatycznie usuwa ze swojej pamięci skrzynki, w których przez 4 tygodnie nie pozostawiono żadnej wiadomości. Kiedy będziemy chcieli z całą pewnością zrezygnować z korzystania z poczty głosowej, wystarczy wyłączyć (zdezaktywować) funkcję przekazywania wywołań związaną z naszym numerem. W tym celu na klawiaturze naszego telefonu wystarczy wystukać odpowiednie cyfry i symbole (np. #67# – zob. tab. 1). W efekcie dzwoniący do nas nie będą mieli możliwości zostawiania nam swoich wiadomości. Po czterech tygodniach nasza skrzynka zostanie usunięta. W razie wątpliwości i problemów należy zadzwonić pod bezpłatny numer 0 800 100 800 lub skontaktować się z najbliższym Biurem Obsługi Klienta.
Opłaty
Podstawową opłatą, jaką ponosi abonent poczty głosowej, jest opłata za aktywację usługi pobierana w trakcie połączenia z ulgowym numerem 0 801 151 151. Wspomniana opłata odpowiada cenie jednej jednostki taryfikacyjnej. Z usługą poczty głosowej nie są związane żadne dodatkowe opłaty abonamentowe. Odsłuchiwanie wiadomości z własnego aparatu telefonicznego abonenta poczty głosowej jest całkowicie bezpłatne.
Opłaty za pozostawianie (i zdalne odsłuchiwanie) wiadomości w systemie poczty głosowej są takie same, jak opłaty za „zwykłe” połączenia. Można przy tym korzystać z innych sieci telefonii stacjonarnej i komórkowej. Wtedy zapłacimy zgodnie z obowiązującymi w nich cennikami. Dotyczy to również połączeń realizowanych z zagranicy.
Odsłuchiwanie wiadomości
O zostawionej wiadomości poczta sama informuje właściciela skrzynki, dzwoniąc do niego o odpowiedniej godzinie (ustawionej systemowo lub dowolnie wybranej przez abonenta). O pozostawionych wiadomościach system poczty głosowej może też informować przy użyciu specjalnego sygnału, który usłyszymy po podniesieniu słuchawki telefonu.
Wiadomość, bądź wiadomości, można wysłuchać w dowolnym momencie. Wystarczy wybrać na klawiaturze własnego aparatu odpowiedni bezpłatny numer (9426). Po uzyskaniu połączenia system poprosi abonenta o wprowadzenie czterocyfrowego kodu PIN. Przypomnijmy tutaj, że każdy użytkownik poczty głosowej wybiera sobie dowolny kod w trakcie procedury uruchamiania swojej skrzynki. Dzięki temu osoby niepowołane, np. dzieci – nie będą mogą odsłuchiwać (kasować) skierowanych do nas wiadomości. Jeżeli nie obawiamy się o poufność zostawianych informacji, możemy zrezygnować z tego zabezpieczenia.
Wiadomości można odsłuchiwać nie tylko z własnego aparatu. Jeżeli jesteśmy poza domem, możemy skorzystać z dowolnego innego telefonu z wybieraniem tonowym (stacjonarnego czy komórkowego). Zdalne odsłuchiwanie jest też możliwe ze specjalnie oznakowanych telefonów publicznych TP S.A. (tzw. srebrnych automatów). Wystarczy, że zadzwonimy pod własny numer, a następnie – gdy usłyszymy wybraną przez nas wiadomość powitalną – naciśniemy klawisz 6 i wprowadzimy swój kod PIN. Otrzymujemy wtedy dostęp do takich samych funkcji, jak przy odsłuchu z własnego aparatu.
Poczta głosowa z punktu widzenia osoby dzwoniącej
Co się stanie, gdy zadzwonimy do osoby, która korzysta z poczty głosowej w sieci TP S.A.?
Oczywiście może się okazać, że dana osoba normalnie odbierze telefon. Kiedy jednak linia będzie zajęta, albo nasz rozmówca nie podniesie słuchawki – centrala może skierować nas do jego skrzynki poczty głosowej. Następnie system odtworzy zapowiedź powitalną („standardową” lub nagraną przez właściciela skrzynki) i poinformuje, że jest gotowy do zapisu wiadomości. Pomyślano nawet o tych, którzy nieopatrznie mogliby powiedzieć jedno słowo za dużo. W systemie poczty głosowej TP S.A. można od razu odsłuchać zostawioną przez siebie wiadomość, skasować ją i nagrać jej nową wersję.
Podstawowe możliwości i parametry poczty głosowej TP S.A.
Aby zapewnić płynne działanie systemu i zapobiec jego przeciążeniu, wprowadzono pewne ograniczenia czasowe i ilościowe dla przechowywanych wiadomości. Przede wszystkim, pozostawiona wiadomość nie może być dłuższa niż 1 minuta. Istnieją też inne ograniczenia:
- Poczta głosowa może przechowywać maksymalną liczbę 15 wiadomości (w tym 5 już odsłuchanych, a następnie zachowanych przez abonenta).
- Jeżeli nie odsłuchamy naszych wiadomości przez 4 tygodnie od momentu ich zapisania, ulegną one automatycznemu skasowaniu.
- Wiadomości odsłuchane, ale nie zachowane, są usuwane po 2 dniach.
- Wiadomości odsłuchane i zachowane zostaną usunięte po 7 dniach.
Problemy techniczne związane z wprowadzaniem poczty głosowej
Abonenci podłączeni do central analogowych
Abonentami poczty głosowej będą mogły zostać wyłącznie osoby, których telefony obsługiwane są przez centrale cyfrowe. Jeżeli akurat nasz telefon jest podłączony do centrali starego typu (analogowej), nie będziemy na razie mogli być abonentami poczty głosowej. Problem ten dotyczy ok. 30 proc. obecnych abonentów TP S.A. Zostanie on ostatecznie zlikwidowany w ciągu najbliższych 2 – 3 lat wraz z wymianą central analogowych na cyfrowe. Przyczyną opisanego wyżej problemu jest konieczność rozpoznawania numerów abonentów i kodów zabezpieczających (PIN) właścicieli skrzynek. Takie informacje można przekazywać wyłącznie przez centrale cyfrowe.
Konieczność posiadania telefonu tonowego
Drugim warunkiem, jaki należy spełnić, aby korzystać z poczty głosowej w sieci TP S.A. jest posiadanie telefonu tonowego (DTMF). Tego typu telefony mają zwykle na klawiaturze znaki # i *, a w trakcie wybierania numeru wydają charakterystyczne sygnały o różnych tonach (stąd nazwa). Czasem niezbędne jest przełączenie telefonu z trybu impulsowego (dekadowego) na tonowy. Przełącznik – oznaczony najczęściej angielskimi określeniami Tone/Pulse – znajduje się zwykle na boku, bądź na spodzie aparatu. Z usługi poczta głosowa nie będą mogły zatem korzystać osoby posiadające „stare” aparaty impulsowe (np. tarczowe), nawet jeżeli aparaty te działają w ramach najnowocześniejszych central w sieci TP S.A.
Telekomunikacja Polska S.A. od lat stara się przekonywać swoich abonentów do korzystania z telefonów tonowych. Pozwalają one na szybsze wybieranie numerów. Przede wszystkim jednak umożliwiają one korzystanie z wielu przydatnych w życiu codziennym rozwiązań telekomunikacyjnych. Poza pocztą głosową, warto tutaj wskazać na szeroki wachlarz usług świadczonych posiadaczom tego typu aparatów przez centrale cyfrowe (automatyczne budzenie, gorąca linia itd.). Dzięki telefonom tonowym możemy też korzystać z udogodnień oferowanych przez cały szereg innych firm (banki, sieci sprzedaży bezpośredniej itd.). Posługując się tego typu aparatem można, na przykład, zdalnie regulować rachunki z naszego konta bankowego.
W ramach prowadzonej przez TP S.A. akcji promocji telefonów tonowych możliwy jest zakup (w promocyjnej cenie) nowych aparatów z homologacją ministra łączności, bądź wymiana aparatów impulsowych na tonowe na atrakcyjnych warunkach finansowych. Szczegółowe informacje o tego typu ofertach można uzyskać we wszystkich placówkach handlowych i Biurach Obsługi Klienta TP S.A.
Konieczność usprawnienia części istniejących central cyfrowych (brak sygnalizacji ISUP 2)
W bardzo wielu miejscach w Polsce, osoby posługujące się aparatami impulsowymi (tarczowymi) nie będą mogły zostawiać swoich wiadomości po uzyskaniu połączenia z systemem poczty głosowej. Dotyczy to również tych publicznych automatów telefonicznych, które nie posiadają funkcji wybierania tonowego. Niestety, nie ma technicznej możliwości niepobierania opłaty za takie połączenia.
Sytuacja ta jest spowodowana brakiem – w wielu miejscach sieci TP S.A. – możliwości przesyłania wiadomości Redirecting Number (RN). Właśnie dzięki RN system poczty głosowej automatycznie rozpoznaje konkretnego jej abonenta. W związku z tym w wielu starszych centralach (także cyfrowych) niezbędne jest dokonanie dodatkowych modyfikacji (uruchomienie tzw. protokołu ISUP2 w ramach sygnalizacji SS7).
Tam gdzie takich modyfikacji jeszcze nie dokonano, przed pozostawieniem wiadomości system będzie prosił każdego dzwoniącego o ponowne wybranie (koniecznie w trybie tonowym) numeru telefonu osoby, której chcemy zostawić wiadomość, poprzedzonego dodatkowo numerem kierunkowym (bez zera) do danej miejscowości (np. 22 dla Warszawy). Ta niedoskonałość powinna zostać ostatecznie wyeliminowana do końca 2000 r.
Tam gdzie nie ma jeszcze protokołu ISUP2, nie jest też możliwe korzystanie z funkcji przejmowania wywołań. Funkcja ta umożliwia – po wybraniu numeru 9426 – „podsłuchanie” wiadomości nagrywanej właśnie na naszej skrzynce poczty głosowej i ewentualne podjęcie „normalnej” rozmowy (przez naciśnięcie dowolnej cyfry).
W rejonach, w których można napotkać trudności związane z brakiem protokołu ISUP 2, Telekomunikacja Polska S.A. oferuje możliwość bezpłatnego pozostawiania i odsłuchiwania wiadomości za pośrednictwem specjalnego numeru 9427.
Posiadanie telefonu tonowego (DTMF) umożliwia zostawianie wiadomości nawet jeżeli jest to telefon podłączony do centrali analogowej, a więc działający na co dzień w trybie impulsowym. W takim przypadku – po wysłuchaniu odpowiedniego komunikatu – wystarczy nacisnąć * (gwiazdkę znajdującą się na klawiaturze) i wybrać numer naszego rozmówcy już w trybie tonowym.
Kwestia automatów telefonicznych (publicznych aparatów samoinkasujących)
Zdalne odsłuchiwanie wiadomości poczty głosowej jest możliwe tylko z najnowocześniejszych automatów należących do TP S.A. (tzw. srebrnych).
Niestety nie można odsłuchać wiadomości zarówno z bardzo już nielicznych aparatów wrzutowych (najczęściej impulsowych), jak i ze stosunkowo nowych automatów na kartę magnetyczną typu URMET (tzw. niebieskich). W tym ostatnim przypadku po wybraniu numeru następuje zablokowanie klawiatury aparatu, nie można zatem dokonywać operacji wymaganych przez system poczty głosowej.
Aby nie narażać klientów TP S.A. na niepotrzebne koszty, automaty z których można odsłuchiwać wiadomości poczty głosowej zostaną specjalnie oznakowane.
Jak jest zbudowany system poczty głosowej TP S.A?
Do obsługi swojego systemu poczty głosowej TP S.A. korzysta z urządzeń zakupionych od firmy Alcatel Polska S.A. Podstawowym elementem tego systemu są tzw. jednostki VPU (ang. Voice Processing Unit). Jednostki VPU to w praktyce komputery przystosowane do zapisywania dźwięku. Dzięki nim głos rozmówcy jest przekształcany w sygnał cyfrowy i w tej postaci zapisywany, odtwarzany itd. Dzięki swojej konstrukcji (dyski typu RIDE klasy piątej) wspomniane komputery zapewniają wysoki stopień bezpieczeństwa zapisanych informacji. Warto też wiedzieć, że każda wiadomość jest zapisywana w dwóch miejscach. Zabezpieczenia te dają nam gwarancję, że nawet poważne uszkodzenie systemu (np. pożar) nie spowoduje jej utraty.
Jednostki VPU są rozmieszczone w tzw. węzłach poczty głosowej. Docelowo będzie działać:
- 10 dużych nowych węzłów rozmieszczonych regionalnie (Katowice, Poznań, Łódź, Olsztyn, Gdańsk, Lublin, Kraków, Szczecin, Wrocław i Warszawa);
- 8 małych węzłów, które działały dotąd pilotażowo w sieci TP S.A. i zostały odpowiednio zmodernizowane i dostosowane do aktualnych potrzeb.
Wszystkie węzły są ze sobą połączone łączami sieci POLPAK-T, który umożliwia bardzo szybką transmisję danych. Działanie całego systemu poczty głosowej monitoruje ogólnopolskie centrum zarządzania, które mieści się w Katowicach.
Poczta głosowa w telefoniach europejskich
Mniej lub bardziej rozbudowane usługi poczty głosowej są oferowane przez większość firm liczących się na światowym rynku telekomunikacyjnym.
France Telecom oferuję usługę o nazwie Top message. W zamian za niewielką opłatę abonamentową abonent FT uzyskuje automatycznie informacje o liczbie pozostawionych wiadomości, dacie i godzinie ich pozostawienia. Za dodatkową opłatą, informacje o otrzymanych wiadomościach dotrą do abonenta w wybranym przez niego czasie (także przez e-mail, faks, pager bądź telefon komórkowy).
W ofercie Swisscom (Szwajcaria) poczta głosowa (o nazwie handlowej Combox) jest oferowana bezpłatnie każdemu posiadaczowi telefonu. Dla abonentów którzy zdecydowali się na usługę podstawową (Combox basic) jest ona zupełnie bezpłatna w eksploatacji, rzecz jasna jeśli korzystają z własnego telefonu. Za niewielką opłatą abonamentową można korzystać z usługi o nazwie Combox pro, która umożliwia dodatkowo zapisywanie faksów i odsłuchiwanie wiadomości via internet.
Telecom Italia – oferuje „niewidzialną sekretarkę automatyczną” pod handlową nazwą Memotel, zarówno dla zwyczajnych linii telefonicznych, jak i dla linii sieci cyfrowej (ISDN). Aby korzystać z tej usługi, należy uiścić odpowiednią opłatę abonamentową. Odsłuchiwanie z własnego aparatu jest bezpłatne. Z innych aparatów płatne, tak jak każde inne połączenie.
Największy brytyjski operator British Telecom oferuje pakiet usług o nazwie handlowej Call Minder. Abonent może wybrać z trzech rodzajów tej usługi (Call Minder, Call Minder Plus, Call Minder Premier). Najprostsza usługa zapewnia możliwość zapisywania wiadomości przychodzących (do dwóch jednocześnie), a także ich darmowego odsłuchania z własnego telefonu. Można w ten sposób zgromadzić do 30 wiadomości. Usługa Call Minder Plus, oprócz głównej „skrzynki pocztowej” pozwala, za dodatkową opłatą, na korzystanie z ośmiu indywidualnych podskrzynek (każda z odrębnym komunikatem powitalnym). Abonent Call Minder Premier otrzymuje wszystkie możliwości dostępne w tańszych wersjach. W tym przypadku jednak skrzynka jest dużo bardziej pojemna. Można w niej zgromadzić do 50 wiadomości głosowych, a także wiadomości faksowe (do 50 stron A4).
Usługa rozszerzona i telefonia wirtualna
W niedalekiej przyszłości poczta głosowa TP S.A. będzie również oferowana w wersji rozszerzonej oraz w wersji określanej jako telefonia wirtualna. Usługa rozszerzona będzie przeznaczona dla dużych firm i urzędów. Abonenci tej usługi w zamian za dodatkową opłatę będą mieli możność zapisywania większej liczby, dłuższych wiadomości. Poczta głosowa w wersji rozszerzonej może też służyć do otrzymywania, przechowywania i dystrybucji faksów.
Szczególną odmianą poczty głosowej jest telefonia wirtualna. Aby zaistnieć w świecie telefonii wirtualnej, nie potrzeba nawet posiadać własnego telefonu stacjonarnego, ani nawet stałego miejsca zamieszkania. Każdy chętny otrzyma indywidualny numer, pod którym będzie można zostawiać dla niego wiadomości. Odsłuchiwanie będzie możliwe z dowolnego telefonu, np. ze specjalnie oznakowanej budki telefonicznej. Jest to zatem doskonała oferta dla osób wciąż czekających na założenie zwykłego telefonu, a także dla tych którzy – z różnych życiowych względów – pragną, aby wiadomości trafiały wyłącznie do nich.
Na zakończenie warto wspomnieć, że rozwój usługi poczty głosowej nie zamyka się na tym etapie. Na początku 2001 roku zostanie wprowadzony cały pakiet najnowocześniejszych w Polsce, a może nawet w Europie, usług typu UNIFIED MESSAGING zapewniający posiadanie przez abonenta jednej skrzynki mogącej przechowywać wiadomości głosowe, faksowe oraz e-mail wraz z przetwarzaniem wiadomości głosowych na tekstowe i odwrotnie. Dostęp do tej skrzynki i zarządzanie wiadomościami będą możliwe zarówno poprzez telefon, jak i poprzez internet.
- Informacje o firmie Telekomunikacja Polska S.A.