Teleinform@tyka VI – Dzień Łącznościowca
Dodatek reklamowy do RZECZPOSPOLITEJ.
nr 244 (5714) 18 października 2000 r.

Polska Telefonia Cyfrowa chce zarządzać, a nie administrować kadrami
Rozmowa z Jackiem Czernuszenko, odpowiedzialnym za informatyczne wdrożenie projektu SAP-HR w Polskiej Telefonii Cyfrowej Sp. z o.o.

 

Słyszałem, że niedawno w Polskiej Telefonii Cyfrowej uruchomiony został system informatyczny wspomagający zarządzanie kadrami. Jakie były przesłanki do informatyzacji działu personalnego w waszej firmie?

Pierwsza i podstawowa przesłanka to chęć zapewnienia możliwości rzeczywistego zarządzania zespołem ludzi pracujących w Era GSM. Takiego, które gwarantowałoby szybkie i sprawne administrowanie kadrami oraz pozwalało na kreowanie każdemu pracownikowi takich możliwości rozwoju, jakich oczekuje. Trzeba bowiem wyraźnie powiedzieć, że zarządzanie kadrami to coś więcej niż tylko rozliczanie czasu pracy, notowanie nieobecności czy też szukanie osób na wakujące stanowiska. To także m.in. planowanie przyszłości pracowników w firmie.

Dlaczego zdecydowaliście się na rozwiązanie oferowane przez SAP?

Mamy już zainstalowany system SAP R/3, w szczególności jego część finansową i logistyczną. Zależało nam na zachowaniu jednej platformy i spójności między systemami wykorzystywanymi w całej firmie. I to było jednym z głównych argumentów przemawiających za wyborem tego właśnie rozwiązania.

Czy rozważaliście inne systemy „kadrowe”? Są przecież producenci oferujący systemy HR komplementarne do SAP R/3.

Tak, rozważaliśmy. Zresztą wcześniej używaliśmy innego systemu informatycznego służącego do tego celu. Ale chcieliśmy, by nowy odpowiadał klasie wdrożonego niedawno systemu finansowo/logistycznego. Chcieliśmy mieć dużo bogatszą funkcjonalność niż tylko administrowanie kadrami i naliczanie płac.

Proszę powiedzieć, na podstawie dotychczasowych doświadczeń, czy spełniły się wasze oczekiwania co do tego systemu?

Tak. Muszę jednak powiedzieć, że jesteśmy dopiero po pierwszej fazie wdrożenia. Dotychczas zajmowaliśmy się przejściem z poprzedniego systemu na nową platformę, która ma nam umożliwić dużo szersze zastosowanie systemu informatycznego do zarządzania personelem niż ten, który dotychczas był u nas eksploatowany. Właśnie w drugiej fazie planujemy rozwinięcie tych wszystkich funkcjonalności, które służą faktycznemu zarządzaniu zasobami ludzkimi, a nie tylko administrowaniu.

Powiedział pan, że w pierwszej fazie zajmowaliście się przejściem z jednej platformy na drugą. Ale chyba czegoś oczekiwaliście od nowego systemu po zakończeniu tej fazy?

Oczywiście. To, co chcieliśmy i co nam się w pełni udało osiągnąć, to przyspieszenie procesów związanych z administrowaniem kadrami i naliczaniem listy płac. Na przykład przyspieszenie technicznego naliczenia listy płac jest prawie czterokrotne.

Można więc powiedzieć, że są wymierne korzyści. Ale czy z punktu widzenia dotychczasowego doświadczenia system ten rzeczywiście spełnia wasze wcześniejsze oczekiwania? Może mu jednak czegoś brakuje, albo też coś okazała się nie takie, jak wcześniej się wydawało?

Muszę wyraźnie powiedzieć, że nic takiego nie miało miejsca. Myślę jednak, że oczekiwania tak naprawdę wzrosły po zakończeniu pierwszej fazy wdrożenia. To, co wdrożyliśmy dotychczas, to tylko fragment systemu HR, jego podstawa. Dopiero teraz implementujemy narzędzia pozwalające wspomagać wszystkie departamenty naszej firmy w zarządzaniu zasobami ludzkimi.

Jak pan ocenia sam przebieg wdrożenia? Zmiana platformy nie jest przecież sprawą łatwą.

Oczywiście, każde wdrożenie dużego systemu informatycznego jest procesem skomplikowanym. Dodatkową trudność stanowiło to, że zmiana systemu następowała w trakcie roku. Konwersja danych była jedną z krytycznych części przedsięwzięcia i była znacznie bardziej skomplikowana, niż gdyby odbywało się ono w końcu roku.

Z własnych obserwacji wiem, że ludzie niezbyt przychylnie patrzą na wszelkie zmiany, w szczególności zaś na zmianę systemu informatycznego. Jakie były odczucia waszych pracowników? Może było coś, co im przeszkadzało albo też coś, co ich zdaniem nie miało sensu?

Mieliśmy naprawdę dobrze przygotowany zespół wdrożeniowy, zarówno ze strony departamentu informatyki, jak i działów merytorycznych. Wszyscy byliśmy świadomi, że obciążenie pracą podczas wdrożenia będzie znacznie większe niż przy codziennej pracy. Ale też wszyscy byliśmy świadomi tego, że wysiłek ten musimy ponieść, by móc cieszyć się wszystkimi możliwościami ułatwienia pracy po wdrożeniu systemu.

W naszej sytuacji była to zmiana jednego systemu informatycznego na inny. Kultura informatyczna naszych pracowników jest wysoka i dlatego nie było większych trudności. Oczywiście, zmiana przyzwyczajeń zawsze jest trudna, ale możliwości zarządzania zmianą były u nas bardzo szerokie. Wszyscy bowiem uznawali, że zmiany systemu trzeba dokonać. Pozostawało tylko zapewnienie odpowiedniej liczby szkoleń, by ludzie otrzymali tę wiedzę, która jest potrzebna do sprawnego korzystania z nowego systemu.

Gdyby przyszło panu dziś wybierać system HR, to czy mając dotychczasowe doświadczenia zdecydowałby się pan na wybór rozwiązania oferowanego przez SAP?

Patrząc na sytuację naszej firmy jest to absolutnie najlepszy wybór, jakiego mogliśmy dokonać. Zarówno ze względu na wiele funkcjonalności SAP-owskiego systemu zarządzania kadrami, jak i na jego integrację z systemem finansowym. Gdybym więc jeszcze raz miał wybierać, to wybór byłby taki sam.

Dziękuję za rozmowę i życzę sukcesu w drugim etapie wdrożenia.

Rozmawiał Tomasz Szajnocha

 

• Informacje o firmie Polska Telefonia Cyfrowa Sp. z o.o.