Trzy lata temu, w połowie 2010 roku, niemal wszystkie powiaty województwa pomorskiego podpisały porozumienie, powołujące do życia Program „Sprawna Administracja Geodezyjna i Kartograficzna” (SAGiK). Dlaczego zawiązane zostało tego rodzaju porozumienie i jakie są jego cele?   Administracja geodezyjna i kartograficzna (w skrócie administracja g-k) pełni ważną rolę w funkcjonowania państwa. Jest instytucją gromadząca wszelkie (często jedyne) dowody dotyczące przebiegu granic własności – realizującą obowiązek państwa w zakresie ochrony własności. Niemniej istotną rolę pełni administracja g-k we wszelkich procesach inwestycyjnych. Zasadniczym jej zadaniem jest dostarczanie właścicielom, uczestnikom procesów gospodarczych i instytucjom informacji o gruntach, budynkach i obiektach budowlanych. Wskutek tego sprawność funkcjonowania administracji g-k bezpośrednio przekłada się na szybkość prowadzenia inwestycji, a w następstwie – na wielkość wzrostu gospodarczego.   Do końca 1998 roku obecna administracja g-k funkcjonowała w urzędach wojewódzkich i rejonowych, jako administracja rządowa. W 1999 roku, na mocy reformy samorządowej, została przekazana powiatom, co miało olbrzymi wpływ na sposób jej działania. Samodzielność organów administracji samorządowej oraz brak struktur koordynujących wykonywanie zadań spowodowały znaczne zróżnicowanie jej funkcjonowania, czego efektem jest brak jednolitej obsługi interesantów.   Administracja g-k boryka się z wieloma problemami. Jednym z najpoważniejszych jest niska wiarygodność danych zgromadzonych w rejestrach i mapach ewidencyjnych. Dane są często niezgodne z treścią ksiąg wieczystych. Wpisy w ewidencji gruntów i budynków¹, zarówno w rejestrze gruntów jak i na mapie ewidencyjnej, są czasami niezgodne z treścią dokumentów źródłowych. Istniejący system wymiany informacji oraz stosowane procedury wpisu – wynikające z obowiązujących przepisów prawa – nie zapewniają osiągnięcia takiej zgodności. W wielu sytuacjach przepisy nie przewidują uczestnictwa właściciela w procedurze wpisu: wpisy można dokonywać z urzędu, bez wniosku właściciela i bez jego zawiadamiania. W efekcie, pomimo tego, że rejestry i mapy są od dawna skomputeryzowane, to wydanie jakiegokolwiek zaświadczenia nie odbywa się „od ręki”, a musi być poprzedzone weryfikacją dokumentów.   Administracja g-k obciążona jest niespotykaną w innych krajach ilością zadań. Do jej obowiązków, poza rejestracją działek gruntu i ich granic, należy prowadzenie ewidencji budynków, lokali, sieci wodociągowych, kanalizacyjnych, energetycznych, telefonicznych, gazowych i innych, ewidencji dokumentacji geodezyjnej, rejestru cen i wartości, klasyfikacji gleboznawczej, a także koordynowanie usytuowania sieci uzbrojenia terenu, zakładanie osnów geodezyjnych, kontrolowanie wszystkich opracowań geodezyjnych, ochrona znaków geodezyjnych, czy też obsługa rzeczoznawców majątkowych. W trakcie każdego procesu inwestycyjnego do administracji geodezyjnej i kartograficznej musi wpłynąć kilka kompletów dokumentacji sporządzonej przez geodetę.   Wszystkie te dokumenty trzeba zarejestrować, przetworzyć i umieścić dane na mapach i w rejestrach. Wszystkie powyższe przesłanki były bodźcem do powstania inicjatywy wspólnego działania powiatów na rzecz poprawy jakości funkcjonowania administracji g-k.   Prace nad porozumieniem zostały zainicjowane już w 2009 roku przez powiaty gdański oraz wejherowski. Po blisko rocznym okresie przygotowań, w lipcu 2010 roku powiaty województwa pomorskiego zawiązały porozumienie w celu realizacji Programu „Sprawna Administracja Geodezyjna i Kartograficzna” (SAGiK). Pierwszym krokiem zrealizowanym w ramach Programu było dokładne określenie celów i kierunków działań. Do końca 2010 roku została opracowana Strategia SAGiK, która formalnie została przyjęta przez powiaty – uczestników porozumienia – w dniu 11 lipca 2011 roku. W strategii określona została diagnoza stanu funkcjonowania administracji g-k na terenie województwa pomorskiego i na tej podstawie wyznaczone zostały cele i kierunki działania, a także struktura organizacyjna, zasady finansowania oraz sposoby realizacji zadań.   Podstawowym celem Programu jest podniesienie sprawności i ujednolicenie funkcjonowania powiatowej administracji geodezyjnej i kartograficznej. Jako długofalowy strategiczny cel Programu przyjęto uzyskanie w pełni wiarygodnych rejestrów i map ewidencyjnych uznając, że niska wiarygodność danych jest podstawową przyczyną obniżenia sprawności funkcjonowania administracji g-k.   Do zarządzania działaniami w ramach Programu SAGiK utworzone zostały następujące struktury:

• • Rada Programu, złożona ze starostów,
• • Komitet Doradczy, w skład którego wchodzą geodeci powiatowi,
• • Lider Programu – powiat wiodący, działający w imieniu i na rzecz uczestników Programu.

Realizacją strategii zajmuje się Centrum Koordynacyjne SAGiK (CK SAGiK), usytuowane przy Liderze Programu, którym wybrany został powiat wejherowski. Centrum kierowane jest przez Kierownika Programu SAGiK, a podstawową jednostką wykonawczą jest Zespół Konsultacyjny, składający się z geodetów powiatowych wybranych spośród członków Komitetu Doradczego, którego zadaniem jest formułowanie wytycznych i opinii, a także akceptowanie realizacji wszystkich zadań pod kątem merytorycznym.   Na szczególną uwagę zasługuje unikalna formuła współdziałania powiatów, która została wypracowana w ramach Programu. Polega ona na wykorzystaniu efektu skali przy jednoczesnym zachowaniu i poszanowaniu niezależności poszczególnych powiatów. W wielkim skrócie zasada współdziałania wygląda następująco: każdy powiat może zgłosić problem do rozwiązania, który jest następnie merytorycznie opracowywany przez Centrum Koordynacyjne, najczęściej przez wykwalifikowanych ekspertów, pod nadzorem Zespołu Konsultacyjnego. Po wykonaniu opracowania jest ono rozsyłane wszystkim uczestnikom Programu do wykorzystania oraz udostępniane na stronie internetowej Programu. Warto podkreślić, że strona internetowa Programu SAGiK jest ogólnodostępna i każdy może skorzystać z wypracowanych w ramach Programu rozwiązań.   Rozwiązywanie problemów to tylko jeden z wielu dostępnych instrumentów działania. Innym ważnym instrumentów są tzw. dobre praktyki i pomysły, czyli szczególne, dobre rozwiązania techniczne, organizacyjne bądź merytoryczne stosowane w jakimś powiecie, którymi powiat ten chce podzielić się z innymi powiatami. Każdy powiat ma możliwość zgłosić dobrą praktykę, która po odpowiednim opracowaniu przez Centrum Koordynacyjne jest udostępniana i promowana wśród uczestników Programu. W ten sposób powiaty wzajemnie dzielą się zdobytą własną wiedzą i doświadczeniem.   W ramach Programu regularnie odbywają się szkolenia. Zagadnienia problemowe zgłaszane przez powiaty często wymagają nie tylko sporządzenia opracowania, ale także poszerzenie wiedzy o danym temacie. Uczestnikami organizowanych szkoleń są wszyscy uczestnicy Programu, zarówno geodeci powiatowi, jak i wyznaczeni przez nich pracownicy ośrodków.   Bardzo ważnym elementem prowadzonych działań jest współpraca międzyinstytucjonalna, bowiem sprawność funkcjonowania administracji g-k zależy nie tylko od niej samej, ale także od właściwych relacji z innymi instytucjami, a w szczególności z sądami prowadzącymi księgi wieczyste.   Podpisanie porozumienia o współdziałaniu pomiędzy Programem SAGiK a Sądem Okręgowym w Gdańsku było jednym z pierwszych kroków wykonanych w ramach Programu. Na mocy porozumienia powołany został Zespół Roboczy, składający się z przedstawicieli administracji geodezyjnej i kartograficznej oraz przedstawicieli sądów. Zespół ten spotyka się regularnie i wypracowuje wspólne rozwiązania dotyczące współpracy i wymiany informacji między obiema instytucjami. Przedstawiciele Programu SAGiK zapraszani są na warsztaty dyskusyjne organizowane przez Sąd Okręgowy dla sędziów i referendarzy, gdzie mają możliwość prowadzić dyskusję oraz szkolenia w zakresie nowo wprowadzanych rozwiązań zakresie obiegu informacji. Podpisano również porozumienie o współpracy z Wojewódzkim Inspektorem Nadzoru Budowlanego. Prowadzone są rozmowy z przedstawicielami organizacji geodezyjnych w celu określenia podstawowych kierunków usprawniania obsługi interesantów. Prowadzony jest także monitoring satysfakcji interesantów administracji g-k. Podsumowując, Program SAGiK jest porozumieniem powiatów o wyjątkowym charakterze w skali całego kraju. W ramach niego powiaty uzyskały możliwość wspólnego rozwiązywania problemów, dzielenia się własną wiedzą i doświadczeniem oraz wspólnego wypracowywania nowych, efektywnych rozwiązań organizacyjnych. Dzięki temu mają możliwość wypracowywania jednolitych procedur postępowania. Mogą też prezentować jednolite stanowisko w relacjach z innymi ważnymi instytucjami, takimi jak np. sądy.   Uważam, że tego typu formuła współpracy może być powszechnie stosowana, dając możliwość gromadzenia i szerokiego upowszechniania dobrych praktyk, pomysłów i działań podejmowanych na rzecz realizacji zadań publicznych. Zainteresowanych Programem zapraszam na stronę www.sagik.pl dr Gabriela Lisius Kierownik Programu SAGiK