Jakość – Normalizacja – Certyfikacja
Dodatek lobbingowy do „RZECZPOSPOLITEJ”.
19 czerwca 2008 r.

System Przeciwdziałania
Zagrożeniom Korupcyjnym

Tomasz Buława,
dyrektor Biura Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości

Ministerstwo Sprawiedliwości to pierwsza instytucja w Polsce, która wdrożyła System Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym. Wymagania dodatkowe dla tego systemu, w oparciu o które są certyfikowane systemy antykorupcyjne, zostały opracowane przez Polskie Centrum Badań i Certyfikacji (PCBC) we współpracy z Krajową Izbą Gospodarczą. Rolą przedstawicieli Ministerstwa Sprawiedliwości w opracowywaniu wymagań dodatkowych było konsultowanie propozycji tych wymagań, w oparciu o doświadczenia zdobyte w toku wdrażania tego systemu w MS.

System antykorupcyjny w Ministerstwie Sprawiedliwości został zintegrowany z systemem zarządzania jakością. Nastąpiło to poprzez włączenie do SZJ procedur i rozwiązań będących przedmiotem wymagań dodatkowych Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym.

Na podstawie wyników auditu przeprowadzonego w październiku 2006 r. Ministerstwu Sprawiedliwości zostały w dniu 23 października 2006 r. przyznane: Certyfikat Systemu Zarządzania Jakością potwierdzający spełnianie wymagań normy PN-EN ISO 9001:2001 oraz Certyfikat Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym, potwierdzający spełnianie wymagań Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym, ważne przez okres 3 lat.

W praktyce funkcjonowanie systemu określone jest przez procedury i karty procesów, dostępne dla wszystkich pracowników Ministerstwa Sprawiedliwości.

Jedną z procedur jest

analiza ryzyka zagrożenia korupcyjnego

Określa ona tryb przeprowadzania analizy ryzyka wystąpienia w procesach zjawisk o charakterze korupcyjnym. Analiza ta przeprowadzana jest dla wszystkich procesów objętych systemem zarządzania jakością. Ryzyko wystąpienia zjawisk niepożądanych szacowane jest dla wszystkich elementów wrażliwych, występujących w danym procesie.

Drugą procedurą są zasady postępowania w przypadku wystąpienia podejrzenia działań o charakterze korupcyjnym.

Procedura ta mówi, w jaki sposób odbywa się

gromadzenie informacji o zjawiskach korupcyjnych

Informacje o wdrożeniu w MS systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym umieszcza się na stronie internetowej MS, w stopce ogłoszeń o zamówieniach publicznych oraz naborze na wolne stanowisko pracy publikowanych przez MS na stronach internetowych oraz na tablicach ogłoszeń dla interesantów MS. Muszą one zawierać informację o możliwości i sposobach zgłaszania przypadków zachowań o charakterze korupcyjnym pracowników ministerstwa. Do przekazania informacji na temat potencjalnej korupcji lub zagrożeń korupcyjnych zobowiązani są wszyscy pracownicy Ministerstwa Sprawiedliwości.

Procedura ta również określa, jak należy postępować ze

zgłoszeniem zjawisk o charakterze korupcyjnym

Audytor wewnętrzny lub naczelnik Wydziału Skarg i Wniosków raz w miesiącu przekazują dyrektorowi generalnemu informację o zgłoszeniach wraz z zestawieniem zgłoszeń. W przypadku zgłoszeń, których treść uprawdopodabnia podejrzenie korupcji, informacja przekazywana jest najpóźniej następnego dnia roboczego po jej otrzymaniu przez osoby odpowiedzialne za gromadzenie tych informacji.

Jeżeli podejrzenie korupcji dotyczy dyrektora lub zastępcy dyrektora biura lub departamentu, informacja przekazywana jest również szefowi Gabinetu Politycznego. Decyzję o dalszym postępowaniu, po zapoznaniu się ze zgłoszeniami, podejmuje dyrektor generalny MS.

W przypadku potwierdzenia wystąpienia zjawiska o charakterze korupcyjnym lub stwierdzenia możliwości wystąpienia takiego zjawiska, należy w danym obszarze przeprowadzić działania doskonalące, zgodnie z procedurami przyjętymi w MS.

www.ms.gov.pl

Jakość – Normalizacja – Certyfikacja
Dodatek lobbingowy do „RZECZPOSPOLITEJ”.
19 czerwca 2008 r.

The System of Counteracting Corruption Risks

Tomasz Buława,
the head of the Director General’s Office of the Ministry of Justice

The Ministry of Justice is Poland’s first institution which implemented the System of Counteracting Corruption Risks . Additional requirements for this system, which provide the basis for the certification of anti-corruption systems, have been drawn up by the Polish Centre for Testing and Certification (PCBC) in co-operation with The Polish Chamber of Commerce. In establishing additional requirements the Ministry of Justice representatives were responsible for consulting the proposed requirements on the basis of the experience acquired during the implementation of this system in the Ministry of Justice.

The anti-corruption system in the Ministry of Jusitce has been integrated with the quality management system. This was done by including procedures and solutions which were the focus of additional requirements of the System of Counteracting Corruption Risks in the quality management system.

On the basis of the results of the audit conducted in October 2006, on 23rd October 2006 the Ministry of Justice was granted the following: the Certificate of Quality Management System certifying that the requirements of the PN-EN ISO 9001:2001 standard are satisfied, and the Certificate of Counteracting Corruption Risks System, certifying that the requirements of the System of Counteracting Corruption Risks are satisified; both certificates remain valid for three years.

In practice, the functioning of the system is defined by procedures and process cards, which are available for all the members of the Ministry of Justice staff.

One of the procedures is

the analysis of corruption risk

This procedure specifies the mode of analysing the risk of occurrence of corruption-related phenomena in various processes. Such an analysis involves all processes included in the quality management system. The risk of occurrence of negative phenomena is assessed for all sensitive elements which appear in the given process.

Another procedure refers to the rules which are to be followed when the suspicion arises concerning the occurrence of corruption-related activities.

This procedure specifies the method of

collecting information on corruption phenomena

Notices on the implementation of the System of Counteracting Corruption Risks in the Ministry of Justice are placed on the Ministry of Justice website in the section devoted to public procurement advertisements as well as advertisements concerning the recruitment for job vacancies, which are published by the Ministry of Justice both on the Internet and on notice boards for the Ministry of Justice enquirers. Such notices have to include information on the possibility and methods of reporting the instances of corruption-related conduct on the part of the members of the Ministry of Justice staff. All members of the Ministry of Justice staff are obliged to transmit the information concerning potential corruption or corruption risks.

The above-mentioned procedure also specifies how to handle

the reporting of corruption-related phenomena

Once a month an internal auditor or the head of The Complaints and Suggestions Department inform the Director General about the reports and provide the list of reports as well. In case of reports the content of which lends credence to the suspicion of corruption, the information is transmitted not later than the next working day after the person responsible for collecting such information has received it.

If the suspicion of corruption involves the director or deputy director of an office or a department the information is also transmitted to the Head of the Political Cabinet. It is the Director General of the Ministry of Justice who decides further action after becoming familiarized with the reports.

In case when the occurrence of a corruption-related phenomenon is confirmed or in case when the possibility of such occurrence is stated, it is necessary to implement improvement action in the given area, in accordance with the procedures adopted in the Ministry of Justice.

 

 

www.ms.gov.pl

Jakość – Normalizacja – Certyfikacja
Dodatek lobbingowy do „RZECZPOSPOLITEJ”.
10 listopada 2011 r.

System przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym

Henryk Szymański,
dyrektor generalny Ministerstwa Gospodarki

Wdrożenie i utrzymanie wymagań Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym (SPZK) ukierunkowane bardziej na prewencję, stosowanie rozwiązań organizacyjnych, które zmniejszają ryzyko występowania tego negatywnego zjawiska, uznawane jest za innowacyjne podejście do rozwiązania problemu korupcji.

Przejrzystość organizacji oraz stwarzanie możliwości przekazywania informacji o podejrzanych sytuacjach przez pracowników oraz osoby z zewnątrz jest kluczowym elementem SPZK. Spełnienie wymagań SPZK w procesie certyfikacji jest traktowane jako potwierdzenie zdeklarowanej woli takiego działania i konsekwencji w zakresie wdrażania takiej polityki.

Wyrazem tej woli jest stworzenie rozwiązań eliminujących lub w znacznym stopniu ograniczających możliwość wystąpienia zagrożeń związanych z korupcją, a w dalszej kolejności wdrożenie, utrzymywanie i ciągłe doskonalenie tych rozwiązań, zgodnie z wymaganiami SPZK.

Kierownictwo Ministerstwa Gospodarki w 2007 roku podjęło decyzję o wdrożeniu, wraz z Systemem Zarządzania Jakością, również Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym – jako elementu systemowego podejścia do przeciwdziałania szerzeniu się zjawiska korupcji.

SPZK poza wymaganiami normy ISO 9001, zawiera 27 dodatkowych wymagań, które zobligowały Ministerstwo Gospodarki do dokonania: analizy ryzyka w odniesieniu do zagrożeń korupcyjnych, identyfikacji procesów, w których te zagrożenia występują, określenia metod niezbędnych do monitorowania i prawidłowego przebiegu tych procesów, zapewnienia dostępności zasobów niezbędnych do monitorowania, monitorowania i analizowania procesów, w celu podejmowania działań niezbędnych do eliminacji lub ograniczenia ryzyka, ustanowienia funkcji doradcy etycznego.

Ważnym elementem SPZK jest również dokumentacja, która w Ministerstwie zawiera: udokumentowane procedury określone w wymaganiach dodatkowych, w tym procedurę określającą zasady oraz tryb postępowania w przypadku wystąpienia lub podejrzenia wystąpienia działań korupcyjnych, udokumentowaną deklarację polityki antykorypcyjnej, wykaz podstawowych aktów prawnych, które mogą powodować zagrożenia wystąpienia zdarzeń korupcyjnych.

W ramach realizacji procedury przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym w Ministerstwie uruchomiony został adres e-mailowy: doradca.etyczny(at)mg.gov.pl, na który pracownicy, jak i klienci zewnętrzni, mogą zgłaszać różnego rodzaju zdarzenia związane z korupcją.

Ponieważ wystąpienie jakiegokolwiek przejawu korupcji – lub ujmując szerzej naruszenie przyjętych powszechnie norm prawnych i moralnych – warunkuje postawa człowieka, podczas wdrażania SPZK szczególny nacisk położony jest na kształtowanie świadomości pracowników na wszystkich poziomach zarządzania organizacją. Temu celowi podporządkowane są wszelkie działania i procedury przyjęte w organizacji (szkolenie, motywacja, komunikacja wewnętrzna, klimat, przywództwo, itp.).

Doceniając wagę rozwiązania jakim jest SPZK oraz jego innowacyjny charakter z inicjatywy wiceprezesa Rady Ministrów, ministra gospodarki, Waldemara Pawlaka, Ministerstwo Gospodarki nawiązało współpracę z Fundacją im. Stefana Batorego, której efektem jest projekt polegający na badaniu jakości i skuteczności wdrożonych w Ministerstwie zabezpieczeń antykorupcyjnych. Mam nadzieję, że opinia Fundacji na temat SPZK przyczyni się do promocji tego systemu w Polsce.

www.mg.gov.pl