Energia XXVII
Dodatek reklamowy do RZECZPOSPOLITEJ.
nr 141 (5914) 19 czerwca 2001 r.

Zdecydowaliśmy się korzystać z najnowszego rozwiązania

Rozmowa z Krzysztofem Ebro-Prokeszem, pełnomocnikiem dyrektora finansowego w zakresie Systemu Informacji w Elektrociepłowni „KRAKÓW” SA

Już piąty miesiąc trwa wdrożenie rozwiązań SAP w państwa firmie. Można więc pokusić się o pewne oceny. Ale za nim do nich przejdziemy, proszę powiedzieć, co sprawiło, że elektrociepłownia wybrała właśnie SAP?

Jeszcze przed rozpoczęciem poszukiwania dostawcy oprogramowania zadaliśmy sobie pytanie: czego oczekujemy od systemu informacji? Żeby znaleźć na nie odpowiedź, wykonaliśmy analizę funkcjonalną firmy i określiliśmy potrzebną nam architekturę systemów biznesowych. W oparciu o nią zdefiniowaliśmy zakres projektu, obejmujący wszystkie te obszary naszego przedsiębiorstwa, które wymagają wsparcia przez nowoczesny system informacji. Wreszcie wykonaliśmy dwuetapowy przetarg. Do pierwszego etapu przystąpiło sześć firm i konsorcjów, a do finalnego zakwalifikowane zostały dwie oferty, najbardziej spełniające nasze potrzeby określone w dokumentach przetargowych: firmy IFS oraz konsorcjum PricewaterhouseCoopers i SAP.

Następnie dokonaliśmy szczegółowej oceny obu finalnych ofert, przede wszystkim w zakresie technicznym. Do tego procesu włączyliśmy kierowników i specjalistów ECK S.A. Wypadkowa z ocen technicznych wskazała nam rozwiązanie SAP, jako lepiej spełniające nasze potrzeby. Muszę jednak podkreślić, że IFS złożył bardzo dobrą, kompetentną ofertę. Ocena realizacji funkcjonalności, jakich my potrzebujemy od systemu informacji, wyraźnie wskazała, że rozwiązanie SAP lepiej spełnia nasze oczekiwania, szczególnie w zakresie zaawansowanych funkcji planistycznych. W dodatku okazało się, że ceny obu ofert były porównywalne.

No dobrze, ale Elektrociepłownia Kraków należy do grupy EDF, a EDF ma u siebie wdrożony system SAP R/3. Czy to naprawdę nie miało żadnego wpływu?

Rzeczywiście, nie miało to żadnego wpływu na decyzję o wyborze dostawcy. Naprawdę dopiero ocena techniczna przesądziła o wyborze. I to ocena, która została dokonana, tak jak to wcześniej powiedziałem, przy szerokim udziale kadry elektrociepłowni.

Było w tamtym czasie sporo plotek, że oni i tak wybiorą SAP. Muszę jednak powiedzieć, że zarząd pozostawił wolną rękę komisji przetargowej, zespołowi, który dokonywał oceny ofert, a wiec tym, którzy włączeni byli do procesu oceny. Dokonująca wyboru komisja nie odczuła żadnego nacisku, wręcz odwrotnie, cały czas wiedzieliśmy, że mamy wybrać najlepsze rozwiązanie, najlepiej spełniające nasze potrzeby, niezależnie od tego, kto jest jego producentem.

Rozwiązania SAP charakteryzują się tym, że można je wdrażać etapami, rozwijać w miarę potrzeb. W jakim zakresie zdecydowaliście się wdrożyć je u siebie i czy też podzieliliście prace na etapy?

Przede wszystkim muszę podkreślić, że zdecydowaliśmy się na zakup usługi w postaci dostarczenia oprogramowania, hardware’u, wdrożenia i integracji właśnie od wspomnianego przeze mnie konsorcjum, dlatego że bardzo potrzebujemy wspomagania informacyjnego. Nasze systemy informacyjne, funkcjonujące do tej pory, skoncentrowane są na realizacji zobowiązań firmy w stosunku do prawa obowiązującego w Polsce, natomiast ich przydatność przy zarządzaniu nowoczesną firmą jest, powiedzmy szczerze, znikoma. Zapotrzebowanie na dobrą informację, informację zarządczą, spowodowało, że podjęliśmy trud wdrożenia kompleksu funkcjonalności już w połowie tego roku. Od lipca będziemy stosowali oprogramowanie SAP, mySAP.com, w obszarze finansów, w zakresie podstawowych funkcjonalności finansowych, w gospodarce materiałowej, będziemy wykorzystywać niektóre funkcjonalności w remontach, w sprzedaży. Bez tego zespołu funkcjonalności, bez wykorzystania ich integracji, nie byłoby bowiem efektu wspomagania, jakiego oczekujemy od systemu. To właśnie zdeterminowało zakres pierwszego etapu wdrożenia.

Zdecydowaliśmy się także na wdrożenie modułu zarządzania zasobami ludzkimi w zakresie płacowym i kadrowym. W tej chwili moduł ten jest już testowany. Płace, wiadomo, to bardzo newralgiczna rzecz. Zdecydowaliśmy się na pracę równoległą, tzn. pracę starego oprogramowania oraz, testowo, nowego. Porównujemy wyniki obu aplikacji tak, żeby 1 lipca można było wyłączyć „stare” programy funkcjonujące dotychczas w obszarach finansów i zarządzania zasobami ludzkimi.

Po lipcu zamierzamy rozszerzyć funkcjonalności wykorzystywanych przez nas modułów, szczególnie w zakresie zarządzania remontami i zarządzania kadrami, o bardziej zaawansowane funkcje. Między innymi oparte na komponentach mySAP.com: SEM (Strategic Enterprise Management) i hurtowni danych BW. Zgodnie z planem pełna integracja systemu, zakończenie testów, a więc start produktywny przewidywany jest na połowę grudnia.

Zdecydowaliście się państwo na mySAP.com, rozwiązanie nowe, na naszym rynku jeszcze mało znane. Doświadczenie uczy, że od nowości informatycznych należy trzymać się z daleka. Czy to oznacza, że jesteście ryzykantami?

Na tę kwestię można patrzeć z różnych stron. Z jednej strony pewnie jesteśmy ryzykantami, ale z drugiej partnerami są bardzo poważni dostawcy.

Kontynuując wątek „ryzykantów” dodam, że mySAP.com wdrażany jest na nowej platformie sprzętowej Compaqa i przy wykorzystaniu najnowszego motoru bazy danych oraz systemu operacyjnego Microsoftu. Można więc powiedzieć, że to rozwiązanie w ogóle jest nowatorskie. Stwierdziliśmy jednak, że partnerzy, z którymi zawarliśmy kontrakt, są to firmy poważne, sprawdzone już w świecie, firmy, których nie stać na pomyłki i dlatego zdecydowaliśmy się na taki krok.

Poza tym nasza firma zawsze charakteryzowała się tym, że robiliśmy rzeczy nowe, gdzie indziej jeszcze nie sprawdzone. W tym przypadku, oceniając ryzyko wdrożenia projektu, stwierdziliśmy, że płaszczyzną transakcyjną jest dobrze już sprawdzony R/3, uzupełniony o komponenty mySAP.com. Daje to nam możliwość uzyskania wspomagania przez najnowocześniejsze oprogramowanie, dostępne w tej chwili na rynku. A jeżeli chodzi o platformę sprzętową i motor bazy danych, testy wykonane w końcówce ub.r. potwierdziły wysoką wydajność tych systemów.

Zwykle prace projektowe i implementacyjne takich złożonych systemów trwają wiele miesięcy, znacznie dłużej niż pół roku. Czy państwa plan nie jest więc zbyt ambitny?

Mało ambitnych zadań w tej chwili w ogóle nie podejmujemy. Ale warto na nasz plan popatrzeć także z innej strony. Wdrożenie nowego systemu informacji w firmie to trudne zadanie. Skoro trudne i ten trud rozkłada się w długim czasie, więc firma długo „męczy” się wdrożeniem. Dlatego przedsięwzięcia takie trzeba robić szybko i dobrze je zorganizować. Tak, aby czas tego „odchorowania” w przedsiębiorstwie, związanego ze zmianą mentalności, z dopracowaniem organizacji, wreszcie z koniecznością przyjęcia przez pracowników dużej ilości wiedzy związanej z nowym systemem informacji, był możliwie najkrótszy, żeby jego wpływ na działalność elektrociepłowni został maksymalnie ograniczony. A system jest nam już potrzebny. Nasi klienci nie czekają, nasz biznes wymaga wspomagania szybką, wiarygodną i optymalnie tanią informacją.

Został już tylko miesiąc do zakończenia pierwszego etapu. Jak pan ocenia przebieg prac? Czy gwarantuje on, że oczekiwania budżetowe i czasowe zostaną spełnione?

Zebraliśmy wcześniej sporo doświadczenia w trakcie referencyjnych wizyt w różnych przedsiębiorstwach, w energetyce i poza nią, zaufaliśmy metodyce wdrażania systemu informacji stosowanej przez PricewaterhouseCoopers. I dziś mogę powiedzieć, w przededniu zakończenia pierwszego etapu, że prace przebiegają zgodnie z harmonogramem. Wymaga to dużej mobilizacji ze strony naszej firmy, a także i konsultantów, ale w efekcie wszystko wskazuje na to, że prace zostaną zakończone w terminie.

Oczywiście, w takich projektach jest masa zagrożeń. Ryzyko istnieje cały czas. Niemniej udaje się nam skutecznie z tym ryzykiem walczyć.

Jak pan ocenia wkład pracy, rolę pracowników firmy, umiejętności zespołów wewnętrznych przy realizacji tego typu zadań?

Jest to kluczowa sprawa. W trakcie wizyt referencyjnych, które odbyliśmy w dosyć dużej grupie specjalistów elektrociepłowni, stwierdziliśmy, że projekty zostały wdrożone sprawnie i szybko tam, gdzie klient, czyli ten, u kogo wdraża się system, otworzy się na nie. Oczywiście, musi bezwzględnie egzekwować warunki kontraktu, ale też musi się włączyć do tego projektu, musi być partnerem dla konsultanta. Bo inaczej konsultant nic nie zrobi. Przepraszam, źle się wyraziłem. Zrobi, ale to, co wykona, nie będzie odpowiadało dokładnie potrzebom firmy. A już w momencie konfigurowania systemu aktywny udział pracowników przedsiębiorstwa jest wręcz niezbędny.

I jeszcze jedno: w przetargu wybraliśmy jednego dostawcę: konsorcjum PricewaterhouseCoopers i SAP, odpowiedzialnego za całość projektu: za dostawę sprzętu i oprogramowania, za wdrożenie, integrację i za szkolenie użytkowników. W takiej sytuacji naprawdę łatwiej się zarządza projektem niż wtedy, gdy ma się trzech partnerów: dostawcę sprzętu, dostawcę oprogramowania i jeszcze integratora.

Jest pan osobą odpowiedzialną za wdrożenie tego systemu z ramienia elektrociepłowni. Jakie pan ma doświadczenia w pracy w tej firmie? Jak one pomagają w realizacji tego zadania? Czy w ogóle dobrze jest mieć takie doświadczenia?

W elektrociepłowni pracuję od 1977 r. Przeszedłem tu różne szczeble stanowisk kierowniczych. I muszę powiedzieć, że dzięki temu łatwiej jest mi rozumieć specyfikę firmy, łatwiej rozumieć zmiany mentalności ludzi. Ktoś, kto jest z firmy, kto przez lata zbierze doświadczenia, odpowiednio przygotuje się do pełnienia tej funkcji, jest w stanie poprowadzić projekt, osiągnąć stawiany cel. A tym celem jest dobrze funkcjonujący system wspomagający podejmowanie decyzji w przedsiębiorstwie.

Ponieważ Elektrociepłownia Kraków należy do grupy EDF, a koncern ten ma w Polsce jeszcze kilka podobnych spółek, czy to oznacza, że wasz wybór i wdrożenie rzutuje na systemy, które będą instalowane w pozostałych przedsiębiorstwach? Czy rozwiązanie to będzie przenoszone na zasadzie
roll-outów?

Nie potrafię odpowiedzieć na to pytanie. Powiem tylko, że na pewno będziemy mogli podzielić się naszymi doświadczeniami, z wielką otwartością, z kolegami z innych przedsiębiorstw grupy EDF działających w naszym kraju. Co do tego jestem całkowicie przekonany. Każda z firm ma swoje, specyficzne potrzeby informacyjne. Myślę jednak, że o ile nam uda się dobrze zrealizować nasz projekt, mogłoby to stanowić podstawę do decyzji o skorzystaniu z już zdobytych doświadczeń, może nawet o roll-outach.

Dziękuję za rozmowę i życzę osiągnięcia celów zgodnie z planami.

Rozmawiał Tomasz Szajnocha

 

• Informacje o Elektrociepłowni „KRAKÓW” SA