Energia XXVI
Dodatek reklamowy do RZECZPOSPOLITEJ.
nr 61 (5834) 13 marca 2001 r.

Energetyka Kaliska Spółka Akcyjna

Nowa jakość zarządzania

W przededniu prywatyzacji podsektora dystrybucji oraz zmian na rynku energetycznym nie wystarczy być dobrym w swojej branży, należy starać się dorównać najlepszym przedsiębiorstwom. Jednym ze sposobów uzyskania przewagi nad konkurencją jest dostosowanie się do standardów światowych poprzez wdrożenie nowoczesnego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie, pozwalającego na szybkie reagowanie na zmiany rynku. Implementacja systemu daje możliwość sprawnego zarządzania finansami firmy na podstawie zawsze aktualnych informacji o stanie środków pieniężnych. Z drugiej strony pozwala na odwzorowanie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, a co za tym idzie – umożliwia ich optymalizację oraz pozyskanie danych o zyskach i stratach wynikających z organizacji pracy. Dzięki temu można również zastosować benchmarking, czyli analizę porównawczą z innymi firmami z branży.

Nadążać za zmianami otoczenia

Energetyka Kaliska SA rozpoczęła proces restrukturyzacji systemów zarządzania przedsiębiorstwem na początku 1999 roku. Powodem była chęć unowocześnienia firmy, a także potrzeba precyzyjnego sterowania procesami gospodarczymi. Aby stać się przedsiębiorstwem nowoczesnym, wyspecjalizowanym, szybko reagującym na potrzeby rynku, świadczącym na rzecz klienta usługi wysokiej klasy, w którym decyzje podejmowane będą szybko przy jednoczesnym zachowaniu spójności zarządzania przez główny ośrodek decyzyjny, postanowiono rozpocząć wdrożenie zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie na wszystkich szczeblach struktury organizacyjnej. System R/3, oferowany przez firmę SAP Polska, najbardziej odpowiadał wymogom stawianym przez Energetykę Kaliską. Planowano, że stanie się on ważnym elementem codziennej pracy menedżerów, osób podejmujących decyzje oraz kontrolerów. Wykorzystanie R/3 miało zapewnić optymalizację i przyspieszenie operacyjnych procesów gospodarczych w przedsiębiorstwie oraz zwiększyć konkurencyjność na rynku obrotu i dystrybucji energii.

Zintegrowane informacje w zasięgu ręki

Przed uruchomieniem systemu R/3 w Energetyce Kaliskiej eksploatowano kilka niezależnych aplikacji, obsługujących odrębne sfery funkcjonowania przedsiębiorstwa. Taka sytuacja powodowała trudności w pozyskaniu spójnych i aktualnych informacji zarządczych. Podstawowym problemem były powstające opóźnienia – szczegółowe dane o stanie przedsiębiorstwa otrzymywano dopiero w połowie kolejnego miesiąca, co było związane z ich przetwarzaniem w różnych jednostkach organizacyjnych, na oddzielnych instalacjach systemów informatycznych. Zarząd Energetyki Kaliskiej nie miał odpowiedniego systemu raportowania dla kadry kierowniczej. Pomimo tego, że w roku 1998 Energetyka wdrożyła rozwiązania controllingowe do zarządzania przedsiębiorstwem, to jednak kluczowe, najbardziej syntetyczne raporty tworzone były przez pracowników biura controllingu w arkuszach kalkulacyjnych, na podstawie szeregu zestawień dostarczanych przez różne jednostki organizacyjne.

Komitet Sterujący projektem wdrożenia systemu R/3 przyjął strategię „big bang”, czyli uruchomienia w krótkim okresie dużej ilości modułów systemu. Wdrożono Rachunkowość finansową, Rachunkowość budżetową, Zarządzanie środkami pieniężnymi, Rachunek miejsc powstawania kosztów, Zlecenia kosztów pośrednich, Rachunek wyników segmentów rynku, System informowania kierownictwa, Planowanie strategiczne, Zarządzanie inwestycjami, Gospodarkę remontową oraz Zarządzanie majątkiem trwałym. W drugim etapie, który właśnie dobiega końca, wdrażany jest moduł Zarządzanie kadrami wraz z funkcjonalnością Rozliczania listy płac.

Już widać korzyści

W zakresie zarządzania środkami finansowymi znacznie usprawniono dostęp do informacji o środkach finansowych w skali całej firmy. Obecnie wykonywana jest bieżąca analiza dziennego statusu finansowego i prognozy płynności. Wykorzystuje się także możliwość prezentowania środków pieniężnych, należności i zobowiązań w różnych ujęciach analitycznych. Ważnym „efektem ubocznym” wdrożenia jest bieżąca i ścisła współpraca z bankami, uzyskana dzięki codziennej elektronicznej wymianie danych pomiędzy systemem R/3 oraz systemami informatycznymi banków obsługujących Energetykę Kaliską.

W zakresie zarządzania inwestycjami stosowana jest możliwość definiowania struktur, takich jak Program inwestycyjny oraz Projekty inwestycyjne. Pozwala to na ujednolicenie procesów inwestycyjnych. Kontrolowane jest także zaangażowanie i wykorzystanie budżetu podczas realizacji poszczególnych projektów inwestycyjnych. Monitoruje się na bieżąco, w ujęciu kosztowym, rzeczowym oraz czasowym, realizację usług i materiałów zamówionych u dostawców. Nakłady inwestycyjne są rozliczane automatycznie. Szczególnie istotna jest możliwość wykorzystania raportów standardowych systemu R/3, a także specjalnie przygotowywanych raportów niestandardowych, dzięki którym pozyskiwane są dokładne informacje o stanie realizacji procesów inwestycyjnych.

W wyniku wdrożenia Gospodarki remontowej stworzono jednorodną bazę danych urządzeń elektroenergetycznych całego przedsiębiorstwa, zawierającą między innymi charakterystykę obiektów sieciowych. Opracowanie takiej bazy umożliwiło sporządzanie zestawień dotyczących majątku sieciowego, wyszukiwanie urządzeń według wybranych parametrów technicznych oraz śledzenie historii poszczególnych urządzeń. System wspomaga obsługę awarii urządzeń poprzez wprowadzanie zawiadomień o nich i zarządzanie nimi. Wykonywana jest także pełna analiza awaryjności poszczególnych urządzeń, dotycząca kosztów związanych z usunięciem awarii, czasu trwania przerwy w zasilaniu odbiorców, czasu dokonania naprawy oraz przyczyn uszkodzenia. Zakres planowania i kontroli prac eksploatacyjnych obejmuje: monitorowanie realizacji prac eksploatacyjnych, tworzenie planów prac cyklicznych według ustalonych harmonogramów, automatyczne wystawianie zleceń na prace cykliczne, kontrolę terminów realizacji prac, opracowywanie dowolnie skonfigurowanych raportów (na przykład według grup urządzeń i ich lokalizacji), śledzenie historii działań eksploatacyjnych oraz funkcjonowania urządzeń. Dokonuje się również analizy kosztów utrzymania poszczególnych obiektów sieciowych, kosztów według rodzajów zleceń, kosztów generowanych przez stanowiska robocze, kosztów usunięcia awarii oraz kosztów w ramach przydzielonego budżetu.

Oczywiście można podać jeszcze wiele dotychczas osiągniętych i potencjalnych korzyści wynikających z wdrożenia systemu R/3, jednak niezwykle istotna jest świadomość potrzeby dalszych zmian w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Mimo że zakres projektu był bardzo szeroki, zarówno pracownicy biorący udział w projekcie, jak i kadra kierownicza Energetyki Kaliskiej czują niedosyt rozwiązań. W związku z tym opracowywane są plany dalszych prac rozwojowych. W kwietniu uruchomiony zostanie moduł Zarządzania kadrami. Planowana jest rozbudowa funkcjonalności wykorzystywanych modułów R/3 oraz wdrożenie kolejnych komponentów systemu.

 

Anna Dworczak

Energetyka Kaliska SA

Krzysztof Pankowski

SAP Polska

 

• Informacje o firmie Energetyka Kaliska
• Informacje o firmie SAP Polska